Anforderungen an das Reporting in Zeiten von COVID-19

Die Auswirkungen der aktuellen Krise fordern alle Unternehmensbereiche zu raschem Umdenken und Handeln. Führungskräfte sind gezwungen Entscheidungen mit oftmals weitreichenden Folgen in kürzester Zeit zu treffen. Dadurch werden sowohl Qualität als auch Flexibilität des Reportings auf den Prüfstand gestellt: trotz vieler Änderungen im Umfeld und in den Reportingprozessen (Home Office, Teleworking, usw.) müssen relevante Daten möglichst zeitnah zur Verfügung gestellt werden.


Fokus auf Engpässe in der Wertschöpfungskette vom Lieferanten bis zum Kunden

Damit Unternehmen in der Krise weiter funktionieren können wird der Fokus auf Engpässe entlang der Wertschöpfungskette gelegt. Durch einen Einbruch der Lieferkette oder stark restriktive Sicherheitsmaßnahmen in der Produktion kann ein bisher reibungslos verlaufender Prozess plötzlich ins Schwanken geraten. Engpässe müssen identifiziert und laufend überwacht werden. In produzierenden Unternehmen sollten beispielweise Lagerstände für Material und Zukaufteile genau beobachtet werden. Das gleiche gilt für die Umsatzseite, bei der es bei vielen Unternehmen starke Verschiebungen zwischen Vertriebskanälen und -regionen zu beobachten sind.

Liquidität aktiv berichten

Die aktuelle Krise hat auch einen massiven Einfluss auf die Liquidität vieler Unternehmen. Trotz angesparter Reserven und staatlicher Hilfspaketen stehen Zahlungsausfälle auf der Tagesordnung. Das fordert eine laufende Liquiditätsplanung und -berichterstattung. Leider können viele Unternehmen diese Information nur eingeschränkt bereitstellen. Umso mehr muss das Controlling in diesen Fällen rasch und pragmatisch handeln. Erfolgsentscheiden dafür ist eine bereichsübergreifende Abstimmung, um Höhe und Zeitpunkt geplanter Zahlungsströme bestmöglich zu koordinieren.

Schnell, flexibel und informativ: Adhoc Reporting als neuer Standard

Während das klassische Standardreporting mit starren Inhalten und Vorjahres- bzw. Budgetvergleichen derzeit wenig Nutzen stiftet, ist es das Adhoc Reporting, das mit selektiven, aber tagesaktuellen Informationen einen wesentlichen Beitrag zu einem erfolgreichen Krisenmanagement liefert. Dabei zählen vor allem Geschwindigkeit und Flexibilität. Die Inhalte selbst müssen regelmäßig angepasst werden, um den sich rasch ändernden Informationsbedarfen des Managements gerecht zu werden. Eine Beschleunigung des Reportingprozesses ist dabei nur möglich, wenn eine drastische Reduzierung der Detailtiefe zusammen mit einer Verschlankung der Inhalte auf die wesentlichen Kennzahlen forciert wird. Seitenlange Anhänge mit Detailtabellen stehen aktuell nicht im Fokus. Anstelle von umfangreichen Kommentaren erfolgt die Kommunikation durch direkte Telefon-, oder Online-Durchsprachen.

Reporting aus dem Home Office

Beim Umstieg auf Homeoffice werden auch die Reportingprozesse auf die Probe gestellt. Wie resilient sind die Arbeitsschritte? Was passiert, wenn mehrere Mitarbeiter ausfallen? Es gilt daher Prozessschritte, Berechtigungen und Zugänge der Teammitglieder genau zu überprüfen, um einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen. Eine weitere wesentliche Herausforderung liegt im Umstieg auf Telefon- oder Videokonferenz zur Berichtsdurchsprache. Besonders für Unternehmen mit wenig Erfahrung mit dem Thema Homeoffice fällt der Umstieg schwer. Daher ist eine gute Vorbereitung der Termine (Technik Test, Agenda, Beschränkung auf wesentliche Teilnehmer und Einhaltung von Meetingdauer, …) unerlässlich.

Fazit

In Zeiten von COVID-19 werden neue Anforderungen an das Reporting gestellt. Neue und wechselnde Reportinginhalte, tägliche Updates, und ein Umstieg auf Homeoffice stellt viele Controlling-Teams vor große Herausforderungen. Im Reporting gilt es darauf schnell und flexibel zu reagieren. In vielen Unternehmen nimmt das Controlling damit eine treibende Rolle im Krisenmanagement ein. Es entsteht die Chance, die aktuelle Situation als Anstoß für eine Neuausrichtung des Reportings zu nehmen. Durch neue Fokusthemen und Inhalten, sowie neuen Ansätzen zur Berichtsdurchsprache kann das Controlling langfristige Akzente setzen und sich damit als starker, krisenfester Partner für das Management etablieren.

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