Was ist Forensic Accounting?

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einer Bank in der Buchhaltung und freuen sich ob der guten Ergebnisse. Da Ihr Unternehmen aber regelmäßig viel bessere Gewinne als vergleichbare Banken macht, werden Sie skeptisch. Doch trotz intensiver Recherche der Ihnen zugänglichen Bücher können Sie keine Unregelmäßigkeiten feststellen. Auch der Wirtschaftsprüfer kann im Rahmen seines Prüfauftrags nichts Ungesetzliches entdecken. Ein paar Monate später ist die Bank in Konkurs und es wird gefragt, warum die Prüfung zu kurz gegriffen hat und ob rechtzeitiges forensisches Accounting geholfen hätte.

Betrachtet man aktuelle Unternehmenskonkurse, so stellt sich die Frage, warum die zugrunde liegenden Bilanzprobleme nicht frühzeitiger aufgedeckt werden konnten. Schließlich hat jedes Unternehmen eine professionelle Buchhaltungsabteilung, die derartige Vorkommnisse verhindern soll. Zusätzlich prüfen die Wirtschaftsprüfer jeden Jahresabschluss und beschreiben ausführlich alle Risiken. In einer idealen Welt sollte für forensische Buchhaltung keine Notwendigkeit bestehen.

1. Rechnungswesen, Prüfung und Forensik

Die Praxis sieht insoweit anders aus, als allen drei Institutionen vollkommen unterschiedliche Aufgaben zukommen. Das externe Rechnungswesen (Buchhaltung) eines Unternehmens ist damit beauftragt, alle Transaktionen des Unternehmens gemäß den Regeln des Rechnungswesens zu erfassen. Die Ergebnisse dieser Arbeit sind die Basis für Informationen an interne und externe Führungskräfte. Die Mitarbeiter des Rechnungswesens sind hierarchisch an das Management gebunden und orientieren sich an dessen Anforderungen und den Unternehmens­richtlinien.

Der Wirtschafts­prüfung kommt als unabhängigem Externem die Rolle zu, eine Meinung über die Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses zu geben. Dabei sind die Prinzipien der Vollständigkeit, Wesentlichkeit und Objektivität einzuhalten. Vollständig bedeutet, alle relevanten Sachverhalte zu umfassen, wesentlich bedeutet, die Sachverhalte entsprechend ihrer Bedeutung zu prüfen, und Objektivität bedeutet, ein unvoreingenommenes Vorgehen sicherzustellen.

Die Prüfung unterliegt dabei einer Reihe von Einschränkungen: Unter anderem werden Unternehmen aus zeitlichen und ressourcen­bedingten Gründen nicht vollständig geprüft, sondern relevante Stichproben gezogen. Es liegt auch nicht im vorrangigen Auftrag des Prüfers, Betrug zu entdecken. Der Prüfer hat sich an vorge­gebene Prüfstandards und Checklisten zu halten, die von der Berufsvertretung normiert werden. Vereinfacht gesagt wird geprüft, ob die zur Verfügung gestellten Dokumente im Rechnungswesen richtig verbucht und bewertet wurden und nicht, ob die Dokumente als solches eine Fälschung sind. Hier beginnt ein Graubereich, der auch die Grenze zum Forensic Accounting beschreibt.

Wirtschaftsprüfer müssen zwar eine Aussage zur Qualität der Kontrollsysteme des Unternehmens machen und dadurch das Risiko für Betrugsfälle beschreiben. Vor allem aber müssen sie die Plausibilität der Zahlen bewerten. Gefälschte Dokumente oder unwahre Aussagen fallen daher nicht wegen der Fälschung auf, sondern weil sie nicht zum „normalen“ Geschäftsverlauf passen.

2. Von der Prüfung zur Forensik

Sollten die Prüfer Zweifel am Wahrheitsgehalt der Dokumente haben und mit denen ihnen zugänglichen Mitteln im Rahmen des Prüfmandats keine Klärung erreichen können, wird dies zu einer Einschränkung des Bestätigungsvermerks führen. Spätestens dann liegt es in der Verantwortung der Prüfer, aber auch anderer Instanzen – wie zB dem Aufsichtsrat oder Behörden –, ein forensisches Rechnungswesen-Team einzuberufen.

Im Unterschied zur normalen Prüfung geht das Forensik-Team von vornherein von einem Betrugsfall aus und prüft daher unter ganz anderen Voraussetzungen. Zunächst kann sich die Forensik auf einzelne konkrete Transaktionen konzentrieren und muss nicht das gesamte Unternehmen beurteilen. Bei dieser Arbeit geht die Forensik weit über den Kompetenzrahmen eines Wirtschaftsprüfers hinaus. Es werden gezielte Interviews geführt, um Widersprüche aufzudecken, Dokumente werden hinsichtlich einer möglichen Fälschung kriminalistisch untersucht, es wird spezielle Software zur Datenanalyse eingesetzt, und es wird eng mit Strafverfolgungsbehörden zusammengearbeitet.

Eine wesentliche Aufgabe der Forensiker ist auch, die Tatbestände so genau zu dokumentieren und erklären, dass sie vor Gericht in einem Beweis­verfahren verwendet werden können. Forensiker im Rechnungswesen werden daher nicht nur im Rahmen der Prüfung eingesetzt, sondern auch bei spezielleren Fällen, wie Due Diligence, Versicherungsthemen oder Disputen zwischen den Eigentümern.

Das Ergebnis einer forensischen Untersuchung ist im Unterschied zur Wirtschafts­prüfung nicht öffentlich, sondern wird – je nach Tatbestand – zunächst nur den Auftraggebern oder den Behörden mitgeteilt. Diese entscheiden dann, wie weiter vorgegangen werden soll.

3. Der Vertrauensgrundsatz in der Prüfung

Im Autoverkehr gilt der Vertrauensgrundsatz – jeder Verkehrsteilnehmer kann davon ausgehen, dass die anderen die grundsätzlichen Verkehrsregeln einhalten. Könnte man sich darauf nicht verlassen, würde man kaum einen Meter fahren können. Ebenso muss sich der Wirtschaftsprüfer darauf verlassen können, dass sich das Unternehmen im gesetzlichen Rahmen bewegt. Sonst müsste er jede einzelne Transaktion auf eine Fälschung prüfen und würde die Prüfung kaum beenden können. Geisterfahrer sind damit nicht in der Verantwortung der Prüfung – auf sie wartet das Forensik-Team.

Der Beitrag ist in CFOaktuell (Heft 5/2020) erschienen. Mehr Infos unter: www.cfoaktuell.at