Extended Planning & Analysis
Stellen Sie sich vor, Sie nehmen sich vor, dieses Jahr die Planung auf neue Beine zu stellen. Endlich weg von einem umständlichen, administrativen Prozess, der zu viele Ressourcen bindet, hin zu einem partizipativen, agilen Projekt, das für das Unternehmen wirklich Wert schöpft. Wie schön, wenn es dazu ein Vorgehensmodell gäbe! Extended Planning & Analysis verspricht, ein solches zu sein.
xP & A (Extended Planning & Analysis) ist ein Begriff, der im Jahr 2020 vom Unternehmen Gartner eingeführt wurde, um verschiedene neue Zugänge in der Unternehmensplanung unter einem Schlagwort zu verbinden. Gartner baut damit den bisherigen Begriff FP & A (Financial Planning & Analysis) weiter aus.
FP & A ist ein guter Anfang …
FP&A folgt idealtypisch vier Schritten:
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Datensammlung, -prüfung und -aufbereitung: Zur Vorbereitung des Prozesses sind interne Unternehmensdaten und externe Markt- und Umfelddaten systematisch zu erfassen. Aufgrund des Umfangs dieser Aufgabe wird dafür oft auf AI-Lösungen zurückgegriffen. |
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Business Planning and (Strategic) Forecasting: Dieser Schritt gibt, aggregiert in wesentliche KPI, eine Vorschau auf die Entwicklung der nächsten Perioden. Neben Szenariotechniken kommen predictive und werttreiberbasierte Planungsansätze zum Einsatz. |
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Budgetierung und (operatives) Forecasting: In der Budgetierung werden die konkreten Erlöse und Kosten der Kostenstellen und Business-Units für das Erreichen der mittel- und langfristigen Pläne festgelegt. Aufgrund der Unsicherheit der Umfelder werden vermehrt roulierende Planungen und engmaschige (continuous) Forecasts eingesetzt. |
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Steuerung und Kontrolle: Die Leistung und Ergebnisse des Unternehmens werden laufend überwacht und Abweichungen oder Veränderungen der Planungsprämissen laufend an das Management gemeldet. Business-Partnering geht darüber hinaus und trägt mit dem Management die Verantwortung für das Veranlassen von Maßnahmen. |
Dieser doch recht klassische Ablauf wird für ein vollständiges FP & A durch Cloud-Lösungen, Prozess-Automatisierungen und AI-Lösungen ergänzt. Dadurch konnten entscheidende Verbesserungen erreicht werden. Zugleich geht der Anspruch von FP & A kaum über die Aufgaben der Finanzabteilung hinaus. So endet die Verbindung in die Unternehmensstrategie bestenfalls bei der Mittelfristplanung. Vor allem jedoch gibt es beim FP&A-Prozess an den Schnittstellen in die Funktionsbereiche unvollständige Abstimmungsbrücken, die wesentliche Wertschöpfungsbereiche in einer „Black Box“ belassen.
… aber xP & A denkt Planung bis zum Ende
xP & A geht einen Schritt weiter und verspricht eine Verbindung der strategischen, finanziellen und operativen Pläne in Echtzeit sowie eine vollständige Integration der Planung über alle Unternehmensbereiche hinweg. Dadurch wird eine Reihe von Vorteilen erreicht:
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Ganzheitliche Sicht auf das Unternehmen: Bereichssilos werden aufgebrochen, und die Auswirkungen von Entscheidungen können nicht nur grob auf das gesamte Unternehmen, sondern auch auf Ebene von einzelnen Kostenstellen nachvollzogen werden (und umgekehrt). |
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Single Point of Truth (SPOT): Die Quelle aller Daten ist eindeutig festgelegt, alle Kennzahlen sind durchgängig über alle Reports und Analysen stabil. Schattenberichte können nicht entstehen. |
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Vollständige Ausrichtung auf Ziele: Durch die Verbindung der Planung von strategischen und operativen Zielen und die nahtlose Abstimmung aller Bereiche kann eine vereinfachte Koordination aller Bereiche auf die gemeinsamen Ziele hin erfolgen. |
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Erhöhte Agilität: Herrscht Klarheit über Ziele und aktuellen Status, entfallen zeitraubende Grundsatzdiskussionen, und es kann rasch und konsequent gehandelt werden. |
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Automatisierte, laufende Planung: Da alle Pläne miteinander verbunden sind, können Veränderungen an einer Stelle rasch und direkt auf die Pläne anderer Bereiche übernommen werden. Eine laufend aktuelle und abgestimmte Planung wird dadurch ermöglicht. |
xP & A – immer ein Projekt für nächstes Jahr?
In der Theorie klingt xP & A als wunderbare Lösung aller Problem des Finanzbereichs. Erfahrene CFOs werden aber rasch die zahlreichen Hürden einer Umsetzung erkennen. Als kurze Checkliste dafür, wie reif ihre Organisation bereits für xP & A ist, mögen folgende Fragen dienen:
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Basiert ihre derzeitige Planung auf Datensammlung oder bereits auf Werttreibern? |
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Umfassen ihre Datenstrukturen nur Daten aus dem Rechnungswesen oder bereits auch Daten aus dem CRM und der Supply Chain? |
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Planen sie auf Excel, oder verwenden Sie und alle Stakeholder bereits ein agiles, spezialisiertes Planungstool? |
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Werden Forecasts händisch ermittelt, oder kommen bereits intelligente Methoden zum Einsatz? |
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Kommt der Finanzabteilung die Rolle des Datenaggregators oder bereits des Business-Partners zu? |
Haben Sie fünfmal die zweite Antwort gewählt? Sehr gut, dann müssen sie nur noch die internen Widerstände abbauen, allen Führungskräften den Sinn der Planung beibringen sowie ein entsprechendes Budget aufbringen – und xP & A steht nichts mehr im Wege!
Der Beitrag erschien zunächst in CFOaktuell (Heft 5/2021). Mehr Infos unter: www.cfoaktuell.at
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