Mit der SUCCESS-Formel zu erfolgreichen Berichten

Knallbunt, wild skaliert und überladen – der Reporting-Alltag hält für Empfänger von Berichten ein Durcheinander an Darstellungsformen, Designs und Informationsdichte bereit. Was gezielt informieren soll, führt im schlimmsten Fall zu folgenschweren Missverständnissen. Doch es geht auch anders.

Die von Prof. Dr. Rolf Hichert entwickelte SUCCESS-Formel standardisiert die Aufbereitung von Berichten und sorgt für eine effektive Geschäftskommunikation. Die Formel dient als Schlüssel zum Verständnis von Berichten und ist im Rahmen der International Business Communication Standards (IBCS) in ein Regelwerk gegossen worden.

Dafür steht SUCCESS

Prof. Dr. Hichert nutzt das englische Wort für Erfolg als Akronym. Es steht für die sieben einfachen Regeln S(ay), U(nify), C(ondense), C(heck), E(xpress), S(implify), S(tructure).

Aber was genau verbirgt sich dahinter?

SAY – Botschaft vermitteln

Der Bericht unterscheidet sich von Statistiken und Dashboards durch eine konkrete Botschaft. Mit SAY finden Sie als Empfänger zu Beginn jeder Berichtsseite die für Sie wichtigste Erkenntnis – vergleichbar mit dem Titel einer Zeitung. Im Bericht bringt SAY Licht in eine ansonsten schwer zu durchdringende Informationsflut.

UNIFY – Semantische Notation anwenden

Stellen Sie sich vor, Sie möchten ans Wasser fahren. Doch die blauen Flächen auf Ihrer Karte entpuppen sich als Gebirge. Woran orientieren Sie sich? Wer sich in seinen Berichten ebenso wenig zurechtfindet, weiß UNIFY zu schätzen. Die Regel fordert, dass Gleiches gleich aussieht und Ungleiches eben nicht gleich aussieht.

CONDENSE – Informationsdichte erhöhen

Sie möchten die Ergebnisse der Gesellschaften in fünf Ländern miteinander vergleichen. Auf jeder Seite Ihres Berichts finden Sie eine Gesellschaft mit fünf KPIs. Doch für einen schnellen Vergleich muss man alle Ergebnisse auf einen Blick erfassen. Mit CONDENSE erhalten Sie die KPIs auf Landesebene verdichtet und identifizieren Ausreißer und Mittelmaß unverzüglich.

CHECK – Visuelle Integrität sicherstellen

Zwei gleich hohe Säulen nebeneinander: Säule eins für den Umsatz, Säule zwei für den Gewinn. Das bedeutet Gewinn = Umsatz, oder? Erst die klein gedruckte Maßeinheit klärt das Missverständnis auf: Der Umsatz ist in „Million Euro“ dargestellt, der Gewinn in „Tausend Euro“. Mit CHECK vermeiden Sie derartige Unklarheiten und daraus resultierende Fehlentscheidungen, weil alle Objekte auf einer Seite gleich skaliert und etwaige Abweichungen deutlich ausgewiesen sind.

EXPRESS – Geeignete Visualisierung wählen

Jeder Kulturraum hat seine Konventionen. So lesen wir Buchstaben und Zahlen von links nach rechts. EXPRESS greift die mal mehr, mal weniger offensichtlichen Konvention auf. Die Regel sieht für bestimmte Informationen weit verbreitete und daher intuitiv verständliche Visualisierungsformen vor. So werden Zeitreihen von links nach rechts dargestellt, während Strukturvergleiche – beispielsweise von Regionen – von oben nach unten erfolgen.

SIMPLIFY – Überflüssiges vermeiden

Eine Durchsage in der Bahn, die man wegen der Nebengeräusche nicht versteht. Gut, wenn sie beim nächsten Halt wiederholt wird. Erfolgt sie dagegen bei jedem Zwischenhalt, schaltet man ab – und verpasst womöglich einen wichtigen Zusatz bei der zehnten Wiederholung.

Das Prinzip SIMPLIFY eliminiert die Störgeräusche in Berichten – also die Rahmen, Schattierungen und wilde Farbgebung ohne Bedeutung. Nur was der Vermittlung der Botschaft dient, wird aufgenommen – und die Aussage gleich beim ersten Lesen verstanden.

STRUCTURE – Inhalt gliedern

Bei der Darstellung des weltweiten Absatzes beschränken viele Autoren sich auf die Gebiete mit nennenswerten Ergebnissen. Auch wenn die Auswahl für den einen Bericht gerechtfertigt scheint, gehört zur Welt die ganze Welt statt einer Auswahl. Mit STRUCTURE beschränkt man sich entweder auf einen relevanten Bereich – etwa Nordics oder Europa – oder man bleibt bei der „Welt“ global und nimmt alle Regionen auf.

Verständliches Reporting automatisieren

Als unidirektionale Kommunikation vom Sender zum Empfänger dürfen Berichte weder Fragen aufwerfen, noch Raum für Interpretationen schaffen. Mit den SUCCESS-Regeln und den International Business Communication Standards (IBCS) erhalten alle Beteiligten eine gemeinsame Grundlage für klare und verständliche Kommunikation und bessere Entscheidungen. Das zeigt auch eine Studie, die an der TU München durchgeführt wurde: Entscheider analysieren IBCS-konforme Berichte 46% schneller und mit 61% weniger Fehlern.

Die unternehmensweite Standardisierung des Berichtswesens ist aber auch mit Herausforderungen verbunden: Alle oder nur eine Auswahl der 98 IBCS-Regeln umzusetzen, bedeutet die eine oder andere Gewohnheit abzulegen und neue Routinen zu etablieren. Vor allem muss man seine Daten so aufbereiten, dass sie IBCS-konform ausgegeben werden können. Hier sind Unternehmen im Vorteil, die eine Controlling-Software wie die von Corporate Planning nutzen. Das intelligente Reporting visualisiert die Daten mit einem einzigen Klick gemäß den IBCS. Das senkt die Einstiegshürde und sorgt unternehmensweit für Akzeptanz. Eine neue Ära des Reportings kann beginnen.

Weitere Informationen

Lösungen für Planung, Analyse und IBCS-konformes Reporting: www.corporate-planning.com

SUCCESS-Webinar und -Whitepaper Mehr Erfolg im Reporting mit Hichert Grafiken, IBCS und SUCCESS (hi-chart.com)

Von der Theorie zur Umsetzung: IBCS und SUCCESS erfolgreich einführen mit hi-chart. (hi-chart.com)