Reporting Professional: „Das war wie ein Ritterschlag“

Wenn Controller nicht durch Roboter ersetzt werden wollen, müssen sie mehr bieten als endlose Excel-Tabellen zu verschicken, die niemand versteht. Wer als echter Business Partner mit dem Vorstand auf Augenhöhe kommunizieren möchte, muss die Dinge auf den Punkt bringen und attraktiv darstellen. Im Lehrgang Certified Reporting Professional geht es genau darum.

„Eigentlich hatte ich mir den Kurs ganz anders vorgestellt, als er dann war“, sagt Mag. Armin Zwazl. Schmunzelnder Nachsatz: „Und das war gut so.“ Der 36-Jährige ist Bereichsleiter Finanzen im Landesklinikum Wiener Neustadt, verantwortlich für das gesamte Controlling und die Finanzbuchhaltung. Und er ist in einer durchaus schwierigen Situation, hat er doch auch viel mit Ärzten zu tun, deren Liebe zu den Controllern mit ihren Excel-Sheets sich oft in Grenzen hält.

Zudem ist das Unternehmen „Klinikum“ komplex, die Ansprüche von Ärzten, Patienten und dem Land als Finanzier müssen unter einen Hut gebracht werden. Die Daten werden immer mehr – Big Data lässt grüßen -, die Ansprüche ans Controlling immer komplexer. „Daher habe ich mich zu diesem Seminar angemeldet, um neue Tools kennen zu lernen“, berichtet Zwazl, „doch im Laufe des Kurses bin ich dann darauf gekommen, dass eine gelungene Visualisierung viel wichtiger ist als neue Tools.“

Das deckt sich mit der Intention von FH-Prof. Dr. Christoph Eisl, dem Leiter des Lehrgangs Certified Reporting Professional. Eisl ist hauptberuflich Professor für Controlling und Koordinator des Masterstudienganges Controlling, Rechnungswesen und Finanzmanagement an der Fachhochschule Oberösterreich in Steyr – ein Wissenschaftler mit Praxiserfahrung, schließlich war er einige Jahre Leiter des Controllings des Porsche Generalimporteurs in Salzburg, Europas größtem Autohändler.

„Eine Kernaufgabe des Controllings war und ist es, relevante Informationen zu liefern, die zur Steuerung eines Unternehmens notwendig sind“, sagt Eisl. Auch bei ihm gibt es einen schmunzelnden Zusatz: „Und fast alle Controller stehen vor demselben Problem: Sie betreiben viel Aufwand, bekommen für ihre Ergebnisse aber wenig Aufmerksamkeit und erreichen so ihr Ziel nicht. Denn wenn die Berichte schlecht gestaltet und damit schwer verständlich sind, bringen sie für die Steuerung des Unternehmens nicht viel und landen schnell in der Schublade.“

Eisl sagt das nicht nur so daher. Denn der Buchautor („Management Reporting“) arbeitet genau zu diesem Thema wissenschaftlich. „Wir nutzen technische Möglichkeiten wie das Eyetracking, um zu überprüfen, wohin Testpersonen schauen und wie lange.“ Die Ergebnisse waren ernüchternd: „Bei der Darstellung der Informationen – dem Reporting Design – gibt es erhebliche Defizite“, fasst Eisl die Ergebnisse zusammen. Bedeutet konkret: Zu viele Informationen, zu unübersichtlich dargestellt, das Wesentliche nicht ausreichend hervorgehoben.

Diese festgestellten Defizite in der Darstellung von Controlling-Berichten waren auch der Ausgangspunkt für den Lehrgang Certified Reporting Professional. „Die Realität sieht so aus, dass sich Führungskräfte selten mehr als 30 Minuten Zeit nehmen für so einen Bericht“, weiß Christoph Eisl, „und da macht es wenig Sinn, 150 Seiten vorzulegen, statt die Dinge fokussiert auf den Punkt zu bringen.“

Sich den neuen Anforderungen anzupassen ist auch im Interesse der Berufsgruppe. „Seine Zahlen in Ordnung zu haben und dann erleichtert den Monatsbericht wegzuschicken, ohne zu wissen, was damit passiert, wird in Zukunft nicht mehr reichen“, ist Eisl überzeugt. Denn: Viele Routineaufgaben werden in Zukunft von Robotic Automation übernommen. Eisl: „Wenn ein Controller als Business Partner auf Augenhöhe mit dem Management kommunizieren will, muss er die Informationen optimal aufbereiten.“  Dazu gehört auch, deutlich zu machen, was passiert, wenn an bestimmten Stellschrauben gedreht wird.

Bei Krankenhaus-Manager Zwazl hat das gut funktioniert. „Ich habe nach dem Lehrgang fast alle Standardberichte neugestaltet“, berichtet er. Hat das außer ihm jemand bemerkt? „Absolut“, lacht Zwazl, „das Feedback von den Chefs war sehr positiv. Und in den Gesprächen habe ich deutlich gemerkt, dass die sich die Berichte wirklich angeschaut haben. Ich musste nicht mehr die Zahlen erläutern, sondern wir konnten über Konsequenzen und Steuerungsmöglichkeiten sprechen – so wie es sein soll.“

Zu diesem Erfolg beigetragen hat, dass Armin Zwazl auf den Lehrgang noch eins draufgelegt hat und das Reporting Power Camp belegt hat. Bei diesem Zusatz-Angebot muss ein konkretes Projekt aus dem eigenen Arbeitsumfeld auf Basis des Lehrgangs erarbeitet und einer Jury präsentiert werden. Kurz gesagt: Es muss das Gelernte praktisch angewendet werden. „Es müssen die wichtigen Inhalte erkannt werden, diese optimal präsentiert werden und die technische Umsetzung muss passen“, erläutert Prof. Eisl die Anforderungen des Power Camps, für dessen Absolvierung es dann auch ein entsprechendes Zertifikat gibt (statt nur einer Teilnehmerbescheinigung für den Lehrgang).

Für Armin Zwazl hat sich die Teilnahme ausgezahlt. Seine Arbeit „Neueinführung im medizinischen Kernbereich“ zeigt anhand von Zahlen die Entwicklung einer konkreten medizinischen Abteilung – so aufbereitet, dass die verantwortlichen Mediziner damit etwas anfangen können. „Für mich war wichtig, direktes Feedback zu bekommen“, sagt Zwazl, „und ich habe die Gelegenheit auch genutzt, einige neue Ideen vor Experten abzuklopfen.“

Und der Nutzen für die Praxis im Klinikum? „Gewaltig“, sagt Armin Zwazl, „es haben mich sogar Führungskräfte von sich aus angesprochen, dass sie zu einem bestimmten Punkt gerne mehr Informationen von mir hätten. Das war wie ein Ritterschlag!“

Weiterbildungstipps

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Wann? 29. September 2020 | Wo? roomz Vienna Prater | Anmeldung