Mit den richtigen Fragen zu sauberen Daten

Unternehmen stehen aktuell vor großen Herausforderungen. Wer jetzt für saubere Daten sorgt, kommt besser durch diese Zeit und kann danach schneller wieder durchstarten. Denn saubere Daten beschleunigen Prozesse, reduzieren Fehler und bieten zusätzlich eine wichtige Grundlage für eine erfolgreiche Digitalisierung. Die Checkliste von proALPHA hilft dabei, eine hohe Datenqualität zu erreichen.


1. Ausgangssituation analysieren und Überblick schaffen

Im ersten Schritt sind die vorhandenen Daten auf folgende Punkte zu prüfen:

  • Welche Datensätze sind unvollständig oder fehlerhaft?
  • Welche Datensätze sind redundant?
    • Gibt es Dubletten?
    • Gibt es Widersprüche in Datenpools?
  • Welche Daten sind veraltet?
    • Aktualisieren, archivieren oder löschen?
    • Achtung: Nachweispflichten gegenüber Behörden und Kunden beachten!

2. Neue Daten richtig eingeben

Um Datenbestände auch langfristig sauber zu halten und neue Einträge konsistent anzulegen, sind folgende Fragen zu klären:

  • Wer ist für die Erfassung von Daten verantwortlich? (Vermeidung von doppelten Erfassungen)
  • Welche Qualitätskriterien muss ein Datensatz erfüllen?
    • Wann gilt ein Datensatz als vollständig?
    • Welche Felder sollen als „Pflichtfeld“ definiert werden?
    • Welche Schreibweisen sind zu beachten?
      • B. Straße oder Str.
      • Enthält jede Mailadresse ein „@“?
      • Sind bei deutschen Postleitzahlen fünf Stellen angegeben?
      • Sind bei Serien- oder Chargennummern zwölf Stellen angegeben?
    • Welche Schwellenwerte können definiert werden? (Bei Überschreitung wird ein Mitarbeiter informiert)
      • B. Durchschnittspreis eines Teils oder einer Teilegruppe steigt oder fällt um 5%
      • B. max. Teileanzahl pro Bestellung

3. Daten richtig kommunizieren und verwenden

Saubere Daten sind nur sinnvoll, wenn sie den richtigen Mitarbeitern zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der richtigen Qualität und Quantität zur Verfügung zu stehen.

  • Welche Mitarbeiter haben Zugriff auf welche Daten?
  • Welche Workflows können eingerichtet werden?
    • B. Vertrieb legt neuen Kunden mit Stammdaten an à Debitorenbuchhaltung erhält automatisch die Aufforderung, die Kreditwürdigkeit zu prüfen à Finanzbuchhaltung erhält die Aufgabe, den Kontenstamm zu vervollständigen
  • Welche Daten sind vertraulich und sollen geschützt werden?
  • Mit welchen Tools werden die Daten bei Neueingabe geprüft?

4. Daten richtig pflegen

Damit Daten sauber bleiben, müssen regelmäßig Qualitätskontrollen und Datenbereinigungen durchgeführt werden. Daher sollten folgende Aspekte stets im Auge behalten werden:

  • Welche Tools werden zur laufenden Kontrolle eingesetzt?
    • B. Data-Mining-Tools wie der proALPHA Analyzer oder InfoZoom
  • Welche Mitarbeiter sind verantwortlich für die Datenpflege?
  • Welche Parameter bestimmen die Dringlichkeit der Datenkorrektur?
    • Größere Probleme sollten sofort an einen zuständigen Mitarbeiter gesendet werden
    • Kleinere Probleme können in einem wöchentlichen oder monatlichen Bericht zusammengefasst werden.

Fazit

Wer diese Checkliste abarbeitet, kann seine Datenqualität wesentlich verbessern. Unternehmen sparen nicht nur Kosten, sondern auch wertvolle Zeit, indem Fehler minimiert werden, die auf fehlerhafte Daten zurückzuführen sind.

 


Weitere Fachinformationen finden Sie unter: www.proalpha.com/at/.

Für weitere Fragen steht Ihnen Frau Jessica Herzmansky gerne zur Verfügung:
E: Jessica.Herzmansky@proalpha.at
T: 05 7997 511

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