Mehr Zeit durch FinBot

Virtueller Sacharbeiter vereinfacht den Monatsabschluss

Als globales Verpackungs- und Papier­unternehmen investiert Mondi seit vielen Jahren in Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, in verbesserte Abläufe und in modernste Anlagen. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen „FinBot“ vorstellen, unseren neuen, stillen Software-Roboter, durch den unsere Monatsabschlüsse schneller und effizienter erledigt werden und unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichzeitig mehr Zeit für wertvollere Arbeiten bekommen.

1. Digitalisierte Finanzprozesse – eine Investition in die Arbeitswelt von morgen

Um im weltweiten Wettbewerb weiter erfolgreich zu sein, investiert Mondi seit vielen Jahren in Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, verbesserte Abläufe – zB im Rahmen von Einkaufs- und Personalmanagementprozessen – und State-of-the-Art-Anlagen. Wir nutzen ua Digitalisierung zur Unterstützung unserer Maschinenführerinnen und Maschinenführer und der Instandhaltung sowie künstliche Intelligenz bei selbstlernenden Verarbeitungs- und Papiermaschinen – damit unsere Belegschaft mehr Zeit für wertvollere Aufgaben und Themen wie Innovationen und neue Anwendungsfelder hat.

So stellten wir uns auch im Finanzbereich die Frage, wie uns intelligente Roboter bestmöglich unterstützen können, um zeitliche Engpässe zu entschärfen. Gleichzeitig wollten wir für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Freiräume für andere wertbringendere Aufgaben schaffen.

Und wir dachten weiter: Ein effizienterer Finanzprozess wie der Monatsabschluss sollte beispielhaft dazu beitragen, administrative Abläufe auch in anderen Bereichen zu verbessern. Wir haben uns dazu entschlossen, einen virtuellen Sachbearbeiter, genannt FinBot, einzusetzen: Er übernimmt einzelne sich wiederholende Aufgaben und bucht selbständig – Tag und Nacht, 24 Stunden.

2. Digitalisierung im Accounting – vom Piloten zum Standard

Bei Mondi betrachten wir unsere digitale Strategie als eine Reise, bei der ua virtuelle Arbeitskräfte eingesetzt werden, um lang­fristig die Effizienz von Prozessen zu steigern. Dabei verfolgen wir im administrativen Bereich ua folgende Ziele:

• Mit einem Software-Roboter sollen Prozesse harmonisiert und automatisiert werden.
• Wir – nicht nur im Finance & Accounting, sondern als Unternehmen insgesamt – wollen mehr Erfahrung im Bereich von Robotic Process Automation (RPA) sammeln und die Technologie kennenlernen.

Als Pilotprojekt wurde ein Finanzprozess in der Business Unit Uncoated Fine Paper ausgewählt. Zu Beginn war eine der wichtigsten Fragen, welcher Prozess im Accounting sich für dieses Pilotprojekt eignen würde. Wir haben uns vor allem aus zwei Gründen für den Finanzprozess Monatsabschluss entschieden:

1. Es sollte ein Prozess mit hohem Standardisierungsgrad sein, der ein hohes Potenzial hat, um auch in anderen Geschäftsbereichen erfolgreich umgesetzt werden zu können.
2. Das Projekt sollte die zeitliche Belastung von Kolleginnen und Kollegen reduzieren sowie die Engpässe bei den angewandten Systemen entzerren.
3. Die Lösung – FinBot, der virtuelle Sachbearbeiter

Bei Mondi haben wir uns für FinBot entschieden. Im Rahmen des Monatsabschlusses hat dieser virtuelle Sachbearbeiter zahlreiche Transaktionen übernommen: Dazu zählen der Abschreibungslauf, diverse Abstimmungsarbeiten und Kontenbearbeitung, die Berechnung und Buchung von Fremdwährungsdifferenzen, die Berechnung von Allokationen und die Aufteilung von Buchungen auf Geschäftssegmente, das Warten von Kursen, Abgrenzungsbuchungen für Rechnungen etc.

Funktionsweise des FinBot am Beispiel Abschreibungslauf

Am ersten Tag des Monatsabschlusses bekommt die Buchhaltung eine E-Mail von FinBot mit der Frage, ob der Abschreibungslauf für den letzten Monat gest­artet werden kann. Nach der Bestätigung durch den Anlagebuchhalter startet FinBot: Zuerst steigt er mit seinen eigenen User-Daten in das SAP-System ein, überprüft die Einstellungen wie Drucker oder Speicherplatz. Danach ruft er die Transaktion für den Abschreibungslauf auf. Gleichzeitig wird eine Excel-Liste aufgerufen, in der die spezifischen Angaben für den Abschreibungslauf gelistet sind; zB Buchungskreis und Kostenstellen.

FinBot liest nun aus dem Excel-Sheet die Inhalte, füllt diese sachgemäß in das Transaktionsfenster von SAP ein und führt die Transaktion aus. Sobald das Ergebnis sichtbar ist, druckt und speichert FinBot die Transaktion. Anschließend informiert FinBot die Buchhaltung über den erfolgreichen Abschluss. Mehrere Transaktionen können gleichzeitig durchgeführt werden. Selbstverständlich managt FinBot alle Applikationen, meldet sich ordnungsgemäß vom System ab – und wartet auf den nächsten Einsatz.

FinBot ist die technische Lösung der BluePrism ® Group, die Pionierarbeit bei der Entwicklung von Software-Robotern leistete, mit denen Prozesse im Büro vereinfacht werden. Um künstliche Intelligenz richtig und nutzbringend einzusetzen, ist der richtige Partner wichtig. Den haben wir mit IBM gefunden, da wir einander beim Thema Innovation und neue Anwendungen auf Augenhöhe begegnen, um neue Wege des Arbeitens zu beschreiten. Uns war ein Partner wichtig, der uns eine stabile Leistung mit hoher Ausfallsicherheit garantiert.

Ein Kernanliegen war uns die Replizierbarkeit der FinBot-Anwendung mit geringem Aufwand – auch in anderen Geschäftseinheiten. In der Kooperation mit IBM sehen wir die Skalierbarkeit und Sicherheit der RPA-Technologie gewährleistet.

Darüber hinaus ist die enge bereichsübergreifende Zusammenarbeit innerhalb der Mondi Group entscheidend für den Erfolg. Insbesondere die gute Teamarbeit der insgesamt acht Mitglieder des Pilotprojekts – bestehend aus Anwendern der Finanzabteilung sowie Kolleginnen und Kollegen der Abteilung Information Management – war ein wichtiger Erfolgs­faktor. Die Stärkung von persönlichen Fähigkeiten im digitalen Bereich war uns ein wichtiges Anliegen in diesem Projekt.

Dank dieser professionellen Zusammenarbeit wurden in nur fünf Monaten 20 Transaktionsprozesse automatisiert und zunächst in zwei sogenannten Buchungskreisen implementiert. Federführend waren die Experten bei der Mondi Neusiedler GmbH – vom Design über die Implementierung inklusive Tests bis hin zur regelmäßigen Abstimmung mit IBM.

Aufgrund der Ergebnisse dieses Pilotprojekts fühlten wir uns ermutigt, diese Anwendung auch für andere administrative Prozesse, die einen hohen Anteil an repetitiven Aufgaben haben, zu nutzen. Seitdem erweitern wir jeden Monat die Funktionen und nehmen neue Transaktionsprozesse und Buchungskreise hinzu.

Aktuell laufen im Mondi-Rechenzentrum zehn FinBots, deren Daten bei unserem Partner IBM verwaltet und aufbewahrt werden. Darüber hinaus wurden diese FinBots mit mehr als zehn anderen Applikationen verbunden. Mondis FinBot wird in SAP, Excel, Word und PowerPoint angewendet. Er kann Webseiten aufrufen und verbindet mit Anwendungen wie das Intranet planetmondi sowie Tools für das Projektmanagement. Zudem kann FinBot selbst Tickets für den Helpdesk anlegen, was zu einer rascheren Bearbeitung führt.

Die Anwendung ist also für die jeweilige Sachbearbeiterin bzw den jeweiligen Sachbearbeiter sehr einfach: Der FinBot wird via E-Mail gest­artet und kommuniziert den Abschluss einer Transaktion automatisch an den Absender zurück. Sollte der FinBot trotzdem einmal ausfallen, wird Mondi durch das IBM-Kontrollzentrum unterstützt, in dem rund um die Uhr alle eingesetzten FinBots beobachtet und kontrolliert werden.

„Mit Blick auf Innovationen ist Mondi ein wertvoller Partner für IBM – sehr offen für neue Technologien, neue Wege des Arbeitens und neue Geschäftsmodelle“. – Dr. Rassa Seyedi, MBA, Partner GBS Leader Austria, IBM Global Business Services

4. Viele Lerneffekte durch den neuen virtuellen Sachbearbeiter

Wie bei jedem Projekt hat auch Mondi viel von dem neuen virtuellen Sachbearbeiter und durch die erfolgreiche Zusammenarbeit gelernt – intern durch die Unterstützung des Information-Management-Teams und extern durch das Know-how von IBM.

Alle Beteiligten wollten eine digitale Lösung, die nicht nur State-of-the-Art ist, sondern auch zu den angesprochenen Verbesserungen der Finanzprozesse führt. Die Akzeptanz entwickelt sich Schritt für Schritt, indem alle Beteiligten bereit sind, Ideen einzubringen und neue Transaktionen, die gefunden werden, zu automatisieren. Letztendlich sind es die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die dem Software-Roboter FinBot die relevanten Prozesse beibringen.

In einem gemeinsamen Workshop wurde jeder einzelne Schritt einer Transaktion aufgezeichnet, indem die Teilnehmer im ersten Schritt den Prozess mit Post-Its an der Wand visualisierten. Der Beginn war also analog. In einem weiteren Schritt wurde das Ergebnis des Workshops aufgezeichnet und 1:1 in BluePrism übernommen. Alleine durch diese detaillierte Aufzeichnung des Prozesses konnten wir Prozessineffizienzen erkennen. Ein unerw­arteter Mehrwehrt des Projekts war, dass einige Transaktionen und Subprozesse durch die verantwortlichen Mitarbeiter in Eigenregie so weit optimiert wurden, dass eine Auslagerung an den FinBot gar nicht mehr notwendig war. Durch die schrittweise Annäherung an die neue Technologie wurden aber neue, zuerst nicht im Scope stehende Anwendungsfälle als geeignet identifiziert. Dazu zählen zB die interne Verrechnung, das Anlegen von Kundenaufträgen, die Anlage von Lieferantenstammdaten sowie verschiedenste Abgleiche von Excel-Listen, die Umsetzung von Transaktionen wie auch die Unterstützung bei der Erstellung von Monatsberichten. Die Transaktionen, die hier dank FinBot gebaut wurden, können nun ohne großen Aufwand in wenigen Tagen unternehmensweit ausgerollt werden. Damit ist die Basis für eine gruppenweite Anwendung geschaffen worden.

Ein entscheidender Erfolgs­faktor war die Bereitschaft der Belegschaft, sich auf diese neue Anwendung einzulassen. Wie bei jedem Projekt gibt es zu Beginn viele Fragen nach dem Mehrwert. Für die erfolgreiche Implementierung waren deshalb die Verknüpfung der Geschäftseinheit, hier Uncoated Fine Paper, und der IT-Abteilung sowie das gemeinsame Verständnis und der Wille wichtig, FinBot zu einem Erfolg werden zu lassen. Dafür benötigen wir beides: das Prozessverständnis der Finanzabteilung und der Geschäftseinheit sowie das technische Spezialwissen der IT-Abteilung und der externen IT-Partner.

Robotic Process Automation (RPA) ist kein Projekt im herkömmlichen Sinne. Auch ich habe im Rahmen des Projekts für mich persönlich Neues dazugelernt, zB wie agil und effizient ein relativ kleines Team unter Anwendung der sogenannten Scrum-Methode arbeiten kann. Als verantwortliche Führungskraft sehe ich es als meine Aufgabe, mit meinem Team dazu beizutragen, dass Mondi seiner Belegschaft Freiräume für wertschöpfende Arbeiten und gleichzeitig höhere Qualitätsstandard bei sich wiederholenden Tätigkeiten schafft.

FinBot ist mittlerweile so erfolgreich, dass Mondi diesen Software-Roboter in weiteren fünf Werken einsetzt. Darüber hinaus wird RPA in anderen Anwendungsgebieten eingesetzt – von der Stammdatenanlage, der Textverarbeitung und Buchung von Aufträgen über die Qualitätskontrolle durch Machine Learning bis hin zur Ticket-Erstellung im IT-Servicebereich.

„Die Implementierung von Finbot im Finanzbereich ist eine ideale Ergänzung zur bereits bestehenden Automatisierung bei Mondi. Die automatisierte Abwicklung von wiederkehrenden, fehleranfälligen und nicht-wertschöpfenden Prozessen gibt den Mitarbeitern neue Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten, z.B. Analyseaufgaben, strategische Aufgaben. Dabei gilt es, die richtigen Prozesse für die Automatisierung zu identifizieren sowie die Mitarbeiter im Vorfeld von den Vorteilen der neuen Technologie zu überzeugen.“ – Manfred Ecker, Accounting Manager, Uncoated Finepaper, Mondi Group

5. Schlussfolgerung – Think big. Start small. Scale fast.

Dieses Pilotprojekt ist ein Teil von Mondis Digitalstrategie. Dabei geht es weniger um Kostenreduzierung als vielmehr um den Gewinn von Erfahrungen und neue Wege für die Arbeitsweise von morgen – es bedarf einer gemeinsamen Vision, die innerhalb des Unternehmens und bei externen Geschäftsp­artnern verstanden wird.

Wir betrachten unsere Vorgehensweise als eine Reise, bei der wir virtuelle Arbeitskräfte einsetzen, um lang­fristig die Effizienz zu steigern und um unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von nicht wertschöpfenden Arbeiten zu entlasten, damit sie mehr Zeit für wertvollere Aufgaben und Themen wie Analyse und Innovationen haben.

Gleichzeitig setzt Mondi auf neue Berufsbilder, wie zB Data Scientist, Digital HR Advisor oder Continuous Improvement & Digital Transformation Manager: Jobs, wie wir sie vor wenigen Jahren noch gar nicht kannten. Mithilfe des eigenen Weiter­bildungs-Hubs, The Mondi Academy, wird seit über 20 Jahren in die eigene Belegschaft investiert, und es werden ua Digital Bootcamps und Lern-Apps angeboten. Somit verbessert das Unternehmen kontinuierlich die Kompetenzen seiner Belegschaft.

Auf den Punkt gebracht

FinBot ist ein Software-Roboter, der als virtueller Sachbearbeiter zur Vereinfachung des Monatsabschlusses und zur Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingesetzt wird. Klar ist, dass wir neue Fähigkeiten brauchen. Der Fachkräfte­mangel betrifft auch Mondi. Deshalb ist die Kompetenzsteigerung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein zentrales Anliegen. Im Mittelpunkt steht auch in Zukunft bei allen Initiativen – ob bei Pilotprojekten wie FinBot oder bei der Mondi Group weltweit – immer der Mensch.

Der Artikel ist in CFO aktuell (Heft 3/2019) erschienen. Mehr Infos unter: www.cfoaktuell.at