Horizontal Monitoring: Prüfroutinen führen zu höherer Transparenz

Begleitende Kontrolle statt Betriebsprüfung lautet seit 2012 das Motto bei der VERBUND AG. Als einer der ersten Konzerne in Österreich hat man bereits frühzeitig an der Pilotphase zum Horizontal Monitoring teilgenommen. Leopold Rohrer hat mit uns über die Vorteile gesprochen.

Leopold Rohrer ist beim Verbund Prokurist & Bereichsleiter Controlling, Unternehmensrechnung und Risikomanagement.

Transformationsprozesse müssen nicht immer einen technologiegetriebenen Background haben. Ein gutes Beispiel, das die Transformationsbestrebungen des bedeutendsten österreichischen Infrastrukturunternehmens, dem VERBUND, hervorhebt, ist das Projekt zum Horizontal Monitoring.

Bereits 2012 setzte man beim VERBUND auf begleitende Kontrolle durch die Finanzverwaltung und verzichtet damit auf regelmäßig wiederkehrende Betriebsprüfungen. Die Motivation der VERBUND AG, bereits so früh auf Horizontal Monitoring zu setzen, war, dass damit durch die Finanzverwaltung Zielsetzungen vorgegeben wurden, die den Vorstellungen des Konzerns in Bezug auf effizientes Tax Compliance Management entsprochen haben. Mit der Implementierung des Horizontal Monitorings ist es gelungen, zeitnah rechtlich bindende Entscheidungen von den Finanzverwaltungen zu bekommen und damit das interne Steuerkontrollsystem nachhaltig zu verbessern.

Gerade für Börseunternehmen ein positiver Effekt

Der große Vorteil des Horizontal Monitorings ist die verbindliche Aussage der Finanzverwaltung zu fraglichen Themen. Das bringt Rechtssicherheit, und zwar schon bevor die Jahresergebnisse in Form des Geschäftsberichts veröffentlicht werden. Gerade für börsenotierte Unternehmen ist das ein nicht zu unterschätzender positiver Effekt. Es gibt keine Unklarheiten mehr in Bezug auf steuerlich relevante Rückstellungen oder Abschreibungen und damit eine erhöhte Sicherheit der steuerlichen Beurteilung. Auch die klassische Betriebsprüfung entfällt. Diese bindet für den Zeitraum der Prüfung traditionell zahlreiche Ressourcen eines Unternehmens; gerade im Fall der VERBUND AG ein nicht zur unterschätzender zeitlicher und organisatorischer Aufwand. Stattdessen gibt es mit dem Horizontal Monitoring eine laufende Auseinandersetzung mit Steuerthemen. Das hat in mehrfacher Hinsicht Vorteile, so können etwa aktuelle Fragestellungen sofort gelöst werden. Die Bearbeitung der steuerlichen Sachverhalte ist somit leichter und schneller erledigt.

Ursprünglich wurden Kosteneinsparungen angestrebt. Diese sind beim VERBUND nicht im erwarteten Ausmaß eingetreten. Obwohl die Betriebsprüfungen sehr zeitintensiv waren, ist die permanente Auseinandersetzung und Klärung dieser Steuerthemen intern für den VERBUND nicht weniger aufwendig. Während diese Thematiken früher im Nachhinein behandelt wurden, laufen sie nun parallel.

Es braucht ein internes Steuerkontrollsystem

Um das Pilotprojekt Horizontal Monitoring intern erfolgreich umzusetzen, braucht es vor allem auch ein internes Steuerkontrollsystem. Dieses hat viel mit der Standardisierung der Prozesse zu tun, weil Prüfroutinen entwickelt werden müssen. Diese Prüfroutinen müssen dann im Unternehmen implementiert und geprüft werden. Damit haben sich zum Teil die Prüfschritte, die früher die Finanzverwaltung übernommen hat, in das Unternehmen hineinverlagert. Das ist eine neue Liga in dieser Steuerthematik.

Wichtig dabei sind eine hohe Transparenz und eine klare Nachvollziehbarkeit sowohl intern als auch für die Finanzverwaltung. Diese bekommt entsprechende Reports zu den Prüfschritten und stellt damit sicher, dass die steuerlichen Sachverhalte gut und sicher abgewickelt wurden.

Ressourcen werden anders genützt

Was hat sich beim VERBUND durch die Einführung des Horizontal Monitorings intern geändert? Zunächst gibt es beim Jahresabschluss den großen Vorteil, dass steuerliche Themen Sicherheit haben. Das trägt zu einer Beschleunigung und Vereinfachung bei. Bei den Ressourcen – diese betreffen einerseits die Mitarbeiter, die mit diesen steuerlichen Themen befasst sind, und andererseits die Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern – gibt es keine unmittelbaren Einsparungen, lediglich Umschichtungen.

Was sich intern allerdings spannenderweise verändert hat – und diese Änderung betrifft alle Transformationsprozesse –, ist das Mindset der Mitarbeiter. Die Öffnung zu den Organen der Finanzverwaltung müssen auch die zuständigen Mitarbeiter mittragen. Während die Finanzverwaltung früher als Prüfer im Haus war, wird sie nun als Partner betrachtet, der dabei unterstützt, steuerliche Sachverhalte effizient und effektiv zu klären.

Auch die Zusammenarbeit mit Steuerberater und Wirtschaftsprüfer ist eine andere. Der Steuerberater wird bei steuerlichen Beurteilungen frühzeitig hinzugezogen, noch bevor es vom Horizontal Monitoring eine Stellungnahme gibt. Auch in der Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfer und Abschlussprüfung gibt es eine Vereinfachung, weil dieser die steuerlichen Sachverhalte nicht prüfen muss, sondern diese dokumentiert im Horizontal Monitoring vorliegen.