Erste Praxislösungen im Umgang mit der Corona-Krise

Einmaleffekte, wie die Corona-Krise sind nicht planbar. Auf Basis integrierter Daten können jedoch „Was-wäre-wenn Simulationen“ und verlässliche Prognosen z.B. zu den Effekten der Kurzarbeit helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. „…wir nennen es ‚COVID-19-Auswirkungsübersicht‘…“ so Anders Mortensen, Hillebrand Group. Ein Hands-On-Ansatz.

„Bei Hillebrand mussten wir unser auf Unit4 Prevero basierendes CPM-System schnell anpassen, da wir die Folgenabschätzungen von COVID-19 in unser Berichts- und Prognosesystem aufnehmen wollten. Deshalb haben wir uns am Donnerstag mit smartPM.solutions in Verbindung gesetzt. Deren Berater begannen mit der Arbeit an den Anforderungen, und unser System war bereits am Nachmittag des nächsten Tages mit den angegebenen Verbesserungen (wir nennen es ‚COVID-19-Auswirkungsübersicht‘) in unserer produktiven Umgebung einsatzbereit. Das nenne ich agil und hilfreich.“ Anders Mortensen, Group Finance Project Manager, Hillebrand Group AG

Kann man eine Krise wie Corona jemals planen?

Wahrscheinlich nicht … das Ausmaß, mit dem uns COVID-19 im täglichen Leben trifft, war unvorhersehbar. Grenzen werden geschlossen, Aktienmärkte brechen ein und Öl-Preise fallen. Die Veränderungen und Anpassungen, die durch diesen exogenen Schock von Unternehmen in Hinsicht auf Umsatzziele, Dividendenzahlungen und Aktienpreise gemacht werden müssen, sind herausfordernd und möglicherweise auch existenzbedrohend.

Aber was können Controlling-Abteilungen tun, um in diesen Zeiten bestmöglich zu helfen?
Sich auf ihre Rolle als Business Partner besinnen, alle relevanten Informationen zu den befürchteten oder auch gewünschten Auswirkungen der Pandemie auf das Unternehmen zusammentragen, verschiedene Szenarien durchrechnen, deren Ergebnisse analysieren und vor allem Empfehlungen für eine optimale Unternehmenssteuerung in diesen unsicheren Zeiten abgeben.

Konkret bedeutet das, in mehreren Bereichen schnell zu handeln:

1. Kurzfristige Liquidität überwachen und prognostizieren

Systeme der Integrierten Unternehmensplanung (IBP) verbinden sich mit dem ERP- oder anderen Quellsystemen, um das historische Zahlungsverhalten pro Kunde zu analysieren und zukünftige DSO (Days Sales Outstanding, Zahlungszeiträume) vorherzusagen. Diese Information kann mit den geplanten Ausgangszahlungen – wie etwa Gehältern, Abgaben oder für Lieferanten – auf wöchentlicher oder täglicher Basis abgeglichen werden:

Abbildung 1: DSO Dashboard für ad-hoc Analyse und cash forecasts

2. Den unmittelbaren COVID-19 Effekt auf Ihr Unternehmen simulieren

Abhängig von der Branche und der Unternehmensstruktur (Geschäftsfelder, Regionen, etc.) ist es vermutlich notwendig, Einschätzungen zu den Auswirkungen der Pandemie auf z.B. Umsatz oder andere Ergebnisrechnungspositionen aus allen Unternehmensteilen einzuholen. Hier ein Beispiel aus der Praxis, welches alle Auswirkungen der Krise aus Sicht der lokalen Verantwortlichen im Rahmen einer Forecast-Anpassung mit entsprechenden Kommentaren darstellt:

Abbildung 2: Kommentierte erwartete „Corona“ Auswirkungen pro Geschäftsfeld

Alle Schätzungen von verschiedenen Unternehmensbereichen können aggregiert (z.B. innerhalb einer Unternehmensgruppe) analysiert, alle Kommentare konsolidiert berichtet und gemeinsame Aktionen gesetzt werden.

3. Cash-Lücken im Fall von Liquiditätsengpässen überbrücken

Für den Fall, dass sie bereits mit verknüpften Unternehmensdaten arbeiten, haben sie Zugriff auf alle Informationen, die für monatliche Cash-Prognosen nötig sind. Wasserfalldiagramme und Delta-Marker visualisieren die Cash-in/out Entwicklung und heben Liquiditätsengpässe hervor:

Abbildung 3: Detail Analyse der Zu- und Abgänge der Zahlungsmittel, auch rollierend

Cash-Prognosen sollten, v.a. in herausfordernden Zeiten, auf regelmäßiger Basis überarbeitet werden. Wir empfehlen rollierende Forecasts, da sie die Entwicklung der verfügbaren Mittel z.B. im Wochenvergleich aufzeigen und als Grundlage für schnelle Entscheidungen dienen.

Für den Fall, dass das System in bestimmten Wochen oder Monaten Liquiditätslücken oder sogar längerfristigen Finanzierungsbedarf hervorhebt, kann darauf durch verlängerte Kreditlinien oder mit der Neuaufnahme bzw. Planung von Krediten reagiert werden. Integrierte Unternehmensplanung bedeutet auch, dass alle Aktionen/Initiativen/Maßnahmen bezüglich ihres Einflusses auf die Finanzen oder Ressourcen des Unternehmens geprüft und nachverfolgt werden können – und zwar über eine im Rahmen der Nutzerrechte für alle zugänglich Online-Zusammenarbeit, z.B. auf Basis von MS Teams:

Abbildung 4: Initiative Tracker

Mit dem Klick auf Teams oder Planner Symbole können Online-Konversationen ausgelöst oder den Teammitgliedern entsprechende Aufgaben zugeordnet werden.

Um die Liquidität zu sichern, können Kredite und IC Cash Pooling manuell definiert/geplant oder sogar, mittels Kreditplanungsmodul als Bestandteil der Integrierten Finanzplanungslösung, automatisch im System berücksichtigt werden.

4. Optimierung von Personalkosten

Behörden mancher Länder bieten pragmatische Lösungen, um die Personalkostenbelastung bei Minderauslastung für Unternehmen zu senken, ohne gleich viele Mitarbeiter kündigen zu müssen. Das hilft dabei, fähige Arbeitnehmer zu behalten, deren Kenntnisse der Arbeitgeber voraussichtlich nach der Krise wieder benötigen wird: In Deutschland und Österreich haben die Regierungen das „Kurzarbeits-Modell“ verbessert. Das smartPM.solutions Modul für die Personalkostenplanung wurde entwickelt, um Personalkosteneffekte für diesen und ähnliche Ansätze zu simulieren:

Abbildung 5: Personalplanungsformular für Mitarbeiter-Detailplanung unter Berücksichtigung von Kurzarbeit

Prognostizierte Personalausgaben können auf Mitarbeiterebene einfach angepasst und Kurzarbeit für ausgewählte Mitarbeiter oder auch ganze Kostenstellen geplant werden. Der besondere Mehrwert ergibt sich aus der Vorabsimulation von Kosteneinsparungen, bevor entsprechende Entscheidungen getroffen und Anträge bei den Behörden gestellt werden.

Abbildung 6: Personalkostenvorschau im Szenarienvergleich, Effekte der Kurzarbeit

Basierend auf Was-wäre-wenn-Analysen und dem simulierten Einfluss auf GuV, Bilanz und Cash-Flow (siehe Kapitel 7), werden auf Basis aller aktueller Einschätzungen, gestarteter Initiativen und Szenarien-Simulationen die richtigen Entscheidungen getroffen.

5. Stabilisieren und/oder verbessern Sie den Umsatz durch Sonderaktionen bzw. Kampagnen

Besondere Zeiten bedürfen besonderer Initiativen, und Sales-Kampagnen können den zukünftigen Umsatz wesentlich verbessern. Sonderaktionen beeinflussen den Umsatz und idealerweise auch die Marge unmittelbar. Der vordefinierte Promotions-Planner simuliert den Einfluss von Sonderaktionen auf den Umsatz, die Produktion und den Gewinn:

Abbildung 7: Sonderaktionen definieren und deren Auswirkungen vorab simulieren

Sales-Kampagnen erhöhen die Nachfrage zusätzlich zur „Base-Line“, d.h. die Gesamt-Nachfrage ergibt sich aus der vorhandenen/vertraglich fixierten Nachfrage plus zusätzlicher, aus Sales-Promotions oder anders stimulierter Nachfrage. Wir denken daher, dass es sinnvoll ist, zwischen verschiedenen Nachfragearten zu unterscheiden, je nachdem wie wahrscheinlich diese umsatzrelevant werden. Ein gutes Beispiel dafür ist etwa ein Vergleich der diversen Nachfragearten mit der Kapazität:

Abbildung 8: Nachfragetypen nach Wahrscheinlichkeit, IST vs. Forecast, Angebot vs. Nachfrage

Prognoseoptionen beinhalten Szenarienvergleiche (vgl. Abb. 10 und12) und Bandbreitenanalysen (Konfidenzintervalle) für Forecasts:

Abbildung 9: prognostizierte Nachfrage im Konfidenzintervall

Szenarienvergleiche helfen bei der Simulation der Auswirkung jeder einzelnen möglichen Maßnahme – und für jedes Set gewählter Initiativen kann die Auswirkung auf GuV, Bilanz und Cash Flow simuliert werden:

Abbildung 10: Auswirkungsanalyse einzelner Maßnahmen im Szenarienvergleich

6. Den Einfluss von Nachfrageänderungen, wie z.B. Sales-Promotions auf die Produktion/Kapazität berechnen und optimieren

Angebot und Nachfrage in der Balance zu halten ist in Zeiten von COVID-19 für das ökonomische Fortbestehen essenziell. Um sich produktionstechnisch auf ad-hoc Nachfrageänderungen wie Hamsterkäufe vorzubereiten (z.B. in der Konsumgüterindustrie) kann eine flexible S&OP Optimierungsroutine die Produktion automatisch anpassen und beispielsweise die Produktion der geplant in den Folgewochen stärker nachgefragten Güter vorziehen bzw. Produktionsschichten flexibel hinzufügen:

Abbildung 11: automatisierte Produktionsplanoptimierung auf Wochenbasis

Sollte es notwendig werden, die Verfügbarkeit von Personal zu reduzieren und damit Produktionsplanung und Personalkosten anzupassen, können die in Punkt 4 (Optimierung von Personalkosten) vorgeschlagenen Maßnahmen helfen.

7. Zusammenführen aller relevanter Informationen – Integrierte Unternehmensplanung

Nur eine vollständig integrierte Unternehmensplanung bietet ein umfassendes Bild des Einflusses externer Schocks sowie interner Reaktionen – und damit das Umschalten von „Reagieren“ auf „Gestalten“. Prognostizieren Sie, welchen Einfluss die Krise in den nächsten Tagen, Wochen, Monaten und Jahren auf Ihr Unternehmen haben wird, und lassen sie das System der Integrierten Finanzplanung die Auswirkungen auf GuV, Bilanz und Cash-Flows verschiedener Geschäftsbereiche und des Gesamtunternehmens berechnen:

Abbildung 12: P/L and Cash impact analysis

Abbildung 12: P/L and Cash impact analysis

Laut einer aktuellen Studie[1] nutzen nur ca. 22 Prozent aller Unternehmen ein professionelles Corporate Performance Management Tool, welches ihnen bei ihren Herausforderungen im Berichtswesen, bei der Planung und Prognose hilft. Viel Zeit wird immer noch in die manuelle Qualitätssicherung und das Versenden von MS Excel Files gesteckt.

„Es mag für die aktuelle Corona-Krise spät kommen, aber wir bieten unsere Hilfe und Expertise trotzdem an: Nehmen Sie sich die Zeit und schauen Sie auf unserer Website vorbei, oder melden Sie sich für ein Online-Training an, das die Themen dieses Fachbeitrags weiterführt und die Lösungen live zeigt. Sofern Sie an die Professionalisierung Ihres Controllings mit einem CPM Tool denken: Eine entsprechende Nutzung und Einführungsberatung kann heutzutage remote, als SaaS (Software as a Service) erfolgen. Nach einer Implementierungszeit von nur wenigen Wochen können Sie für die Zukunft gerüstet sein. Aufgrund der großen Nachfrage bieten wir Ihnen auch hier die Möglichkeit eines Expertengesprächs an: Buchen Sie gleich ein Meeting, direkt in meinem Kalender.“ Alexander Hein, smartPM.solutions

[1] Predictive Planning and Forecasting hebt die Unternehmensplanung auf die nächste Stufe – Copyright CXP Group 2018

Weiterbildungstipp

Die Top 7 Tipps für Controller, mit dem „Corona-Effekt“ umzugehen: Kurzarbeit und viel mehr | Webinar-Reihe „Controller Institut on Spot“
Wann? 13. April 2020 | 11:30 bis 12:30 Uhr | Anmeldung