6 Erfolgsfaktoren für Projektcontrolling & Portfolio-Optimierung

Das Interesse an durchdachten, integrierten Projektcontrolling und Portfolio-Optimierungs- Lösungen auf dem Markt ist groß. SmartPM.Solutions hat viel Wissen aus Forschung und Praxisprojekten zusammengetragen und in den „6 Schritten zum erfolgreichen Projektcontrolling- und zur effizienten Portfoliooptimierung“ zusammengefasst.

Kennen Sie das? Sie betreuen mehrere Projekte zur gleichen Zeit und müssen schnelle und fundierte Entscheidungen über Projektgenehmigungen, Personalressourcen, die Finanzierung aus dem Gesamtbudget etc. treffen und garantieren, dass jedes Projekt strategisch optimal zu den Unternehmenszielen/ins Portfolio passt und mit minimalem Zeitaufwand, geringst-möglichen Kosten und bestmöglicher Qualität abgeschlossen wird. Klar – aber wie erreicht man dieses Optimum?

Mit Excel basierten Lösungen wird das jedenfalls schwierig, seien sie noch so clever gebaut: Auf solchen Lösungen basierende Entscheidungen werden vom Management wegen unzureichender Datenqualität häufig in Frage gestellt. Alternativ dazu gibt es unzählige Projektmanagement oder Projektkosten- oder Ressourcenoptimierungs- oder Finanzplanungs-Tools am Markt. Möchte man aber all diese Bereiche gemeinsam abdecken (aktuell oder auch zu einem späteren Zeitpunkt) und keinen „Flickenteppich“ aus zahlreichen Software-Produkten haben, dann wird die Auswahl dünn.

In der der Praxis zeigt sich die Tendenz zu einem integrierten, erweiterbaren System, das alle Daten aus relevanten Quellen zusammenführt und auf das alle Beteiligte Zugriff haben. Diesen Ansatz verfolgt auch smartPM.solutions und hat auf Basis wissenschaftlicher Forschung und vieler Praxisprojekte ein integriertes, modulares Projektcontrolling und Portfolio-Optimierungs-Modell (= Projekt Performance Management) aufgebaut. Dieses ermöglicht den umfassenden Überblick über alle Projekte und Portfolios und erlaubt eine laufende Überwachung und -steuerung von Projektkosten/-umsatz, -zeit, sowie -management und inkludiert das Portfolio-Reporting inkl. Finanzplanung/Berichtslegung.

Abbildung 1: Projekt-Controlling & Portfolio-Optimierung – smartPM.solutions

Abbildung 1 zeigt den integrierten Projektcontroll-ing- und Portfolio-optimierungs-Ansatz, der sich sowohl mit dem strategischen Fit der Projekte zu den definierten Unternehmenszielen als auch den notwendigen Schritten zum operativen Erfolg beschäftigt. Ausgehend von den Rahmenbedingungen zur effizienten Steuerung von Projekten und der Portfoliooptimierung, werden die Ressourcenallokation, das operative Management, Reporting und schlussendlich der Know-how-Aufbau durch Learnings aus den Projekten übersichtlich dargestellt. Folgt man diesem Ansatz, kommt man zu den 6 Erfolgsfaktoren für Multi-Projektmanagement und Portfolio-Optimierung, die im zugehörigen smartPM.solutions Whitepaper ausführlich und im vorliegenden Artikel überblicksmäßig behandelt werden.

Der erste Schritt zu erfolgreichem Projektcontrolling ist die Definition von projektbezogenen Rahmenbedingungen. Dazu zählen die Interaktionen zwischen Projektbeteiligten – deren Rollen, Beziehungen und Positionen. Auch die Kriterien für die Projekteinreichung und -genehmigung müssen definiert werden. Empfehlenswert sind hier Standards, wie etwa Kriterienlisten für die Projekteinreichung und -strukturierung (PMBOK-Rahmenbedingungen[1]). Es muss sichergestellt sein, dass die Projektpläne mit den strategischen Zielen des Unternehmens abgestimmt sind und Kerninformationen wie etwa Umfang, Budget, benötigte Ressourcen und Zeitplan bei einer Einreichung angegeben werden.

Projektcontrolling beginnt also bereits mit der Planungsphase. Mit Hilfe einer Projektcontrolling-Software, die an den jeweiligen Anwendungsfall anpassbar und einfach zu konfigurieren ist, kann die Einhaltung jeglicher definierter Strukturen, Prozesse und Rollen während des gesamten Projektlebenszyklus gesichert werden.

Bei projektgetriebenen Unternehmen werden viele Projekte zur gleichen Zeit initiiert, durchgeführt und abgeschlossen. Hier ist es besonders wichtig, dass die Zuteilung der Ressourcen strategisch und in Hinblick auf das gesamte Projektportfolio erfolgt. Das Ziel dabei ist es, objektiv jene Projekte zu priorisieren, die eine Balance im Portfolio sicherstellen, um die strategischen und operativen Ziele des Unternehmens bestmöglich zu erreichen. Eine laufende Evaluierung der Projekte und die Anpassung von Projektportfolios sind wesentliche Erfolgsfaktoren für erfolgreiches Projekt-Portfolio-Management.

Abbildung 2: Projektidee-Priorisierung und -auswahl auf Basis verschiedener strategischer und operative Kriterien

Abbildung 2 zeigt, wie Projektideen/-anfragen anhand von verschiedenen Kriterien – strategischer Relevanz, Opportunitätskosten, Projektkosten bzw. Einfluss auf den Deckungsbeitrag, Ressourcenzuteilung etc. – evaluiert werden können. „Muss-Projekte” (z.B. die Reparatur einer defekten Landebahn aus Sicht eines Flughafens) werden vorgereiht, Wildcards und eine manuelle Re-Priorisierung (z.B. mittels „CEO-Button“) erlauben flexible, aber trotzdem nachvollziehbare (wirtschaftsprüfertaugliche) Anpassungen. Mit diesem Ansatz erhalten Projektbeteiligte ein klares Bild über alle neu initiierten Projekte und die Gründe für deren Start.

Die automatische Verbindung zu Datenquellen bzw. eine vollständige Datenintegration (z.B. Zeiterfassung, Auftragseingang (Backlog) Information, Beschaffungszeiten etc.) gibt einen Überblick über alle Projekte und Portfolios und erleichtert die Prognose und Auflösung von Engpässen. Besonders hilfreich sind dabei automatisch generierte Lösungsvorschläge an die Schlüsselbeteiligten. Die laufende Überwachung und Evaluierung des Projekt-Status, der Projekt-Pipeline, des Projektrisikos, der Projektressourcen und -kosten sowie Veränderungen in Projekten können jederzeit mühelos abgerufen werden. Die Projektüberwachung erlaubt das Tracking, den Drill-Down, Ad-hoc-analysen, Was-wäre-wenn Szenario-Simulationen und damit verlässliche Entscheidungen. Schwache Projekte, die sich nicht wie gewünscht entwickeln, können problemlos identifiziert und umgeplant bzw. terminiert werden (Abbildung 3).

Abbildung 3: Project Performance Management Dashboard

Meilenstein-Trend und Earned-Value Analysen sind praxiserprobte Ansätze, um Projektpläne und ganze Portfolios zu überwachen und zu optimieren. Aussagekräftige Grafiken mit relevanten Informationen zu bestimmten Projekten und Portfolios, die den Überblick über Meilensteine, Kosten/Umsatz, Risiko und strategischem Einfluss erlauben, erleichtern die Entscheidung. Portfolios müssen jedenfalls regelmäßig überwacht, evaluiert, verglichen und optimiert werden, wobei darauf geachtet werden muss, vergleichbare Metriken zu benutzen.

Abbildung 4: Gesamtbild über alle wichtigen Projekte/Portfolios

Um Projektdurchführung und Top-Down Zielsetzungen der Projekte verknüpfen zu können, werden Bottom-Up Schätzungen der direkt am Projekt Beteiligten benötigt. Im Idealfall greift der Projektmanager auf sein Projektcontrolling-Tool zurück, um Aussagen zu den aufgewendeten Ressourcen, Kosten und dem Zeitplan machen zu können. Dadurch wird eine lückenlose Kosten- und Zeitverfolgung möglich, z.B. mittels Projektbudgetobergrenzen und Obligo-Überwachung.

Szenario-basierte Portfolio-Simulationen ermöglichen es, Auswirkungen von Veränderungen von einem oder mehreren Projekten auf bestimmte Portfolios und den Unternehmenserfolg vorherzusagen. Dies ist hilfreich, wenn „make or buy or cancel” Entscheidungen anstehen und eine sofortige Reaktion auf sich schnell ändernde Märkte vorausgesetzt wird. Projekt-Budget-Obergrenzen sorgen für signifikante Kosteneinsparungen und umfassende Steuerung.

Abbildung 5: Überwachung der wichtigsten Projekte pro Portfolio, Forecast vs. Budgetlimit Entwicklung, Obligo

Eine inkludierte Personalplanung (über Ressourcen, Fähigkeiten und Kostensätze) ist unabdingbar, um für wichtige Projekte die passenden Qualifikationen zu sichern. Personalkosten stellen typischerweise den größten Projektkostenanteil dar und können entweder separat (aus Datenschutzgründen) oder inkludiert (z.B. mit stündlichen Raten) in die Projektkostenkalkulation miteinbezogen werden. Externe Personalkosten (z.B. Freelancer) können in der Projektkalkulation in ähnlicher Weise berücksichtigt werden, und interne sowie externe Kompetenzen können für die Ressourcenplanung verwendet werden.

Da Projekte typischerweise Ressourcen von verschiedenen Abteilungen benötigen, müssen Abhängigkeiten und Ressourcenbeschränkungen früh identifiziert und bereinigt werden. Von großem Nutzen ist die Verwendung einer gemeinsamen Kommunikations- und Berichtsplattform, z.B. mittels Teams- und Planner-Integration, für alle Projekte im Portfolio. Zudem müssen „lessons learned“ zu Projekten zuordenbar sein und vorhandene Projekte als Vorlagen für neue verwendbar. Eine Projekt-Nachkalkulation rundet den Projektlebenszyklus aus kaufmännischer Sicht ab.

Die Verknüpfung von Projektportfolio-Daten mit integrierten Planungsdaten bringt den größten Nutzen aus gesamtunternehmerischer Sicht mit sich. Das „Zünglein an der Waage“ ist immer die Akzeptanz eines Projektcontrolling-Tools, die intern gefördert werden muss. Dann werden auch Kosteneinsparungen von mehreren Millionen Euro pro Jahr möglich.[2]

Eine Kundenstimme dazu:

„Wenn man den Mut aufbringt, gewachsene und gelebte Strukturen aufzubrechen, kann man mit einem zentralen Projekt- und Portfoliocontrolling-Tool als Dreh- und Angelpunkt aller projektbezogenen Prozesse sehr viel Zeit, Nerven und Geld sparen. Die Berater der smartPM.solutions haben einen großen Anteil daran, dass der Flughafen Hamburg durch das systemimmanente, rigide Kostenmanagement des PPM Tools mehrere Millionen Euro pro Jahr spart – bei Systemkosten im unteren sechsstelligen Bereich.” Julian Jirsak, Leiter Projekt-Portfoliomanagement, Hamburg Airport

Da die praxiserprobte Projektcontrolling- und Projektportfolio-Optimierungs-Lösung von smartPM.solutions ein Teilmodul einer verknüpften Produktfamilie darstellt, kann sie entweder einzeln (“stand-alone”) oder im Verbund mit den anderen Modulen, wie z.B. der Finanzplanung genutzt werden. So wird echte integrierte Unternehmensplanung ermöglicht, die Daten und Expertenmeinungen aus allen relevanten Unternehmensteilen sowie externen Quellen verbindet.

Die vollintegrierte Verknüpfung kann auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen und stellt den großen Vorteil der vorgestellten Lösung im Vergleich zu Insellösungen dar. Entscheidungen, die auf dieser 100 % verlässlichen Datenquelle und Methodik basieren, sind eine solide Basis für nachhaltigen Unternehmenserfolg. >> Jetzt den gesamten Beitrag „6 Schritte zur Optimierung von Projekten & Projektportfolios“ lesen.

Mehr zum Schwerpunkt Projektcontrolling und Portfolio-Optimierung:

• Online-Training/Webinar am Di., 23.6.2020, um 11 Uhr – Mehr Infos und Anmeldung
• Referenzen & Factsheet

[1] PMI. 2017. A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Project Management Institute, Inc.

[2] see https://smartpm.solutions/home/solutions/capacity-demand-balancing/project-performance-management/