Wie Projektcontrolling in Krisenzeiten Orientierung geben kann?

Es gibt kaum ein Unternehmen bzw. eine Organisation, welche keine Projekte in den unterschiedlichsten Bereichen durchführen. Die Schwierigkeit ist jedoch, einen aktuellen Überblick über den Status des Projekts zu erhalten um auch die Erwartungen der unterschiedlichen Stakeholder zu erfüllen. Im Kontext sich laufender Änderungen und auftretender Herausforderungen ist zielgerichtetes Projektcontrolling unerlässlich.

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Projektcontrolling adressiert dabei viele Fragen:

• Welche Leistung haben wir bis heute erbracht oder wäre zu erbringen gewesen?
• Können wir die Deadline einhalten?
• Sind die Kosten im definierten Rahmen?
• Wie groß sind die aktuellen Abweichungen?
• Was sind die Erwartungen der zentralen Stakeholder?
• Wie hat sich der Projektkontext verändert?
• Was hatten wir an Aufwänden bis heute, was ist noch geplant?
• Wo weichen wir von unserem Plan, und wie weit, ab?
• Welche Entscheidungen können wir treffen bzw. müssen durch die Projektauftraggeber:innen getroffen werden?

In der aktuellen Zeit, wo Anforderungen an Projekte sehr oft geändert werden, die Rahmenbedingungen für die Projektdurchführung sich laufend verändern oder immer wieder neue Projekte (auch kurzfristig) gestartet werden, ist es umso wichtiger sich mit diesen Fragen im Rahmen des Projektcontrollings zu beschäftigen um die richtigen Entscheidungen für die weitere Projektdurchführung zu treffen.

Wie können mögliche Ansatzpunkte hier aussehen?

Status des Projekts: Oft hört man in der Praxis Aussagen wie „Ich kenne den Status meines Projekts“ oder „wenn es Probleme gibt sollten die Projektauftraggeber:innen informiert werden“.

Projektcontrolling ist ein wiederkehrender und zyklischer Prozess. Es geht darum, die Sichtweisen und aktuellen Infos laufend von den Teammitgliedern zu erfragen und einen ehrlichen, aktuellen Blick auf das Projekt aus unterschiedlichen Blickwinkeln für eine gemeinsame Sichtweise auf den Status zu erhalten. Somit geht es immer wieder um die „Neukonstruktion“ der Projektplanung zur Zielerreichung. Ein wichtiger Baustein dabei ist, dass sie die Erwartungshaltung der Stakeholder sowie den aktuellen Projektkontext ebenfalls berücksichtigen.

Abbildung: der zyklische Prozess der Projektsteuerung

Projektauftraggeber:innen sollten natürlich auch über ein gut laufendes Projekt informiert werden. So ist sichergestellt, dass auch hier ein Abgleich der Sichtweisen erfolgt und der nächste Zeitraum beleuchtet wird. Gleichzeitig kann es bei vielen Projekt geschehen, dass genau unser Projekt für eine gewisse Zeit unterbrochen werden muss da andere Projekte eine höhere Priorität haben. So soll sichergestellt werden, dass die (knappen) Ressourcen auch dort eingesetzt werden wo diese auch aktuell notwendig sind.

Prioritäten: Was ist zu tun wenn es zu Engpässen kommt? Steht die Leistung, der Termin, die Kosten oder doch die Aufwände im Vordergrund? Für Projekte in Krisenzeiten ist es unerlässlich den jeweiligen Handlungsspielraum zu kennen. Die Aufgabe der Projektleitung ist es, diese Prioritäten zu kennen und das Projekt danach auszurichten. Es kann nicht immer alles gleich wichtig sein! Eine Vorgabe muss hier durch die Projektauftraggeber:innen erfolgen.

Prioritäten der Projekte: Welche Priorität hat das Projekt? Nur wenn man die Priorität der Projekte in einer Organisation definiert hat, so kann man auch die notwendigen Projekte vorantreiben. Das Projektcontrolling liefert die Informationen zum aktuellen Status inkl. allfälliger Abweichungen. Das Projektportoliomanagement hat nun die Aufgabe anhand der laufenden bzw. neu zu startenden Projekte die Priorisierung festzulegen (zB Muss/Soll/Kann). Dafür ist neben aktuellen Informationen über den Statusbericht der einzelnen Projekte ein etabliertes Multiprojektmanagement und Projektportfoliocontrolling ein wichtiger und oft entscheidender Faktor.

Somit könnte man zusammenfassend sagen:

1. Erfassen Sie in regelmäßigen Abständen den Status im Projektteam. Fokussieren Sie sich dabei nicht nur auf das bisher erreichte, richten Sie den Blick auch in die Zukunft
2. Eine Abstimmung und das Treffen von Entscheidungen mit den Projektauftraggeber:innen ist unerlässlich
3. Kennen Sie die Prioritäten der Projektauftraggeber:innen. Nur so können die notwendigen nächsten Schritte bei Engpässen gesetzt werden
4. Definieren Sie klare Prioritäten für die Projekte
5. Es dürfen auch Projekte unterbrochen werden

Viel Erfolg bei Ihren anstehenden Projetkaktivitäten!

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Weiterbildungstipps:

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