Wie digitale Werkzeuge zur Bewältigung der Corona-Krise beitragen

Die Digitalisierung ermöglicht uns in Zeiten von COVID-19 die Wirtschaft am Laufen zu halten. Und: Sie ist ein möglicher Weg aus der Krise.

Analog zu bisherigen Phasen wirtschaftlichen Abschwungs und Ausnahmesituationen, wird auch nach dem Sieg über das Coronavirus ein positiver Aufwärtstrend folgen. Obwohl die Dauer der aktuellen Ausnahmesituation derzeit nicht einschätzbar und die Lage täglich neu zu bewerten ist, müssen Unternehmen auch unter den aktuellen Rahmenbedingungen weiterhin in der Lage sein, eine Brücke zwischen Angebot und Nachfrage nach Produkten und Dienstleistungen zu schlagen. Resilienz, Agilität, die Fähigkeit, aus verlässlichen Informationen die richtigen Entscheidungen zu treffen, und die zeitnahe Umsetzung der richtigen Maßnahmen werden sich dabei als wesentliche Erfolgsfaktoren für Unternehmen erweisen.

Zugegeben: Die Corona-Krise ist in ihrer Intensität, ihrem Globalisierungsgrad und ihren wirtschaftlichen Auswirkungen mit nichts zu vergleichen. Trotzdem können wir viel von bisherigen Krisen lernen – besonders von den vier üblichen Phasen. In jeder dieser Phasen gilt es, spezifische Herausforderungen und Aufgaben zu lösen, um den wirtschaftlichen Erfolg zu wahren und den Fortbestand des Unternehmens sicherzustellen.

In welchem Ausmaß ein Unternehmen von den COVID-19-Folgen betroffen ist oder noch getroffen wird, hängt allerdings nicht nur von externen Faktoren ab. Zwar beeinflussen beispielsweise die Branche des Unternehmens, weitere Eskalation der Situation und Maßnahmen der Regierung auch die Wertschöpfungskette von Unternehmen massiv, zusätzlich sind aber auch viele interne Faktoren für das Navigieren durch die Krise maßgeblich. Sowohl die vorab getroffenen Vorbereitungsmaßnahmen auf potenzielle Risikoszenarien (z. B. aus Business-Resilience-Sicht) als auch die seitens Unternehmen unmittelbar getroffenen Entscheidungen auf sich verändernde Rahmenbedingungen im Zuge der Krise werden die Performance in den kommenden Monaten stark beeinflussen.

Unabhängig davon, wie gut sich Organisationen in den vergangenen Monaten und Jahren auf potenzielle Krisensituationen vorbereitet haben, gilt es jetzt die richtigen Maßnahmen zu treffen – und zwar kurzfristig. Folgende Ziele haben dabei oberste Priorität:

Schutz der Mitarbeiter/-innen
Beschaffung von Informationen zur Lagebeschreibung und Situationsanalyse
Aufrechterhaltung kritischer Geschäftsprozesse
Aufrechterhaltung der Lieferketten und Dienstleistungen von Zulieferern
Aufrechterhaltung des Kundenkontakts und der öffentlichen Kommunikation
Sicherstellung der Liquidität

COVID-19 fordert Unternehmen vor allem deshalb heraus, weil Maßnahmen sofort und ohne entsprechende Vorbereitungszeit zu treffen sind. Denn die rasche Umsetzung der Maßnahmen zur Erreichung dieser sechs Ziele kann für Unternehmen zu einer existenzentscheidenden Aufgabe werden. Insbesondere aufgrund der sich stetig ändernden Rahmenbedingungen (z. B. hervorgerufen durch neue Maßnahmen der Regierung, Telearbeit oder Homeoffice, Grenzschließungen etc.) und der Komplexität von Organisationen erscheint die Zielerreichung innerhalb der nächsten Wochen und Monate jedoch ungleich schwerer. Gerade hier können digitale Werkzeuge zur Krisenbewältigung zum entscheidenden Erfolgsfaktor werden, indem sie Unternehmen kurzfristig in die Lage versetzen:

Kapazitätsengpässe zu minimieren,
Abläufe zu beschleunigen,
gesicherte (Echtzeit-) Informationen als Entscheidungsgrundlage zu haben,
Prozesse flächendeckend zu beobachten,
Alternativen zu simulieren und
Risiken frühzeitig zu erkennen.

Digitale Werkzeuge als Unterstützung in der Krisenbewältigung

Zur kurz- und mittelfristigen Krisenbewältigung können neben der Umsetzung naheliegender Digitalisierungsmaßnahmen, wie bspw. der Schaffung von Homeoffice- bzw. Teleworking-Möglichkeiten via Remote-Zugängen, vor allem der zielgerichtete Einsatz datengetriebener digitaler Werkzeuge sinnvoll sein. Nachfolgend die wichtigsten digitalen Werkzeuge, die Ihnen bei der Bewältigung der Corona-Krise helfen können:

Kapitel 1: Schutz der Mitarbeiter/-innen

Auch zur Sicherung der Gesundheit der Belegschaft kann die Digitalisierung ihren Beitrag leisten.

Ganz klar – der Schutz und die Gesundheit der Belegschaft haben absoluten Vorrang. Trotzdem müssen Unternehmen gleichzeitig in der Lage sein, ihre Wertschöpfungsprozesse aufrecht zu erhalten. Der etwaige Ausfall von Mitarbeiter/-innen durch Krankheit, Betreuungsverpflichtungen oder einfach durch Mangel an Homeoffice-Möglichkeiten und Remote-Zugängen erschwert dieses Vorhaben. Systemkritische Mitarbeiter/-innen müssen darüber hinaus besonders geschützt und entlastet werden. Nur so wird die Sicherstellung des notwendigen Wissens bzw. der Fähigkeiten zur Gewährleistung des Unternehmensbetriebs ermöglicht. Gleichzeitig muss zu jedem Zeitpunkt eine transparente Kommunikation sichergestellt werden, um Ungewissheit und Ängste von Mitarbeiter/-innen rechtzeitig zu adressieren und Vertrauensverlusten vorzubeugen.

Folgende digitale Werkzeuge können dabei helfen:

Operationalisierung neuer Hygieneprozesse und deren Überwachung in digitalisierter Form
Datengetriebene Unterstützung bei Personalplanung und Einsatzsteuerung
Reduktion manueller und interaktionsstarker Prozessschritte (z.B. im Zuge von Rechnungslegung, Purchase Order Validierung etc.) durch Digitalisierung und Prozessautomatisierung
Assessment und Erweiterung digitaler Infrastruktur (Bandbreite für Remote Working etc.)
Identifikation systemkritischer Mitarbeiter/-innen und Monitoring derer Verfügbarkeiten
Sicherung (Transfer) von systemkritischem Wissen zum Fortbestand des Unternehmens (bspw. durch Wissensmanagement)
Zentral gesteuerte unternehmensinterne Information und Kommunikation über digitale Kanäle (zur aktuellen Situation etc.)

Kapitel 2: Lagebeschreibung und Situationsanalyse

Digitale Werkzeuge können bei der Informationsbeschaffung und zur Situationsanalyse beitragen.

Die aktuellen Rahmenbedingungen ändern sich täglich. Neue Anordnungen und Regularien der Regierung und Grenzschließungen wirken sich massiv auf die heimische Wirtschaft aus. Der Anpassungsbedarf ist enorm, der Zeitdruck groß, weshalb oft Daten und gesicherte Kennzahlen zur Steuerung und Überwachung der Notfallmaßnahmen fehlen.

Hier die möglichen digitalen Werkzeuge, die helfen können:

Zentrale Zusammenführung von (Echtzeit-)Informationen in interaktiven Dashboards zur Entscheidungsfindung und Maßnahmensetzung
Automatisierte Erfassung wesentlicher Kennzahlen zur raschen Steuerung
Nutzung externer Daten zur Überwachung aller aktuellen Änderungen inklusive deren Auswirkungen auf Geschäftsprozesse
Modellierung und Simulation von Planungsszenarien (Ausfälle in der Produktion, Rohstoffengpässe, Personalabbau etc.)

Kapitel 3: Aufrechterhaltung der kritischen Geschäftsprozesse

Digitalisierung kann auch eingesetzt werden, um den laufenden Betrieb aufrechtzuerhalten.

Wer auch in Zeiten der Corona-Krise die Wertschöpfungskette beibehalten möchte, kommt um die Aufrechterhaltung kritischer Geschäftsprozesse nicht umher. Das setzt die richtige Identifikation der kritischen Prozesse und die Möglichkeiten zum verstärkten Monitoring dieser voraus. Durch die Volatilität des aktuellen Umfelds sind laufend zeitnahe Reaktionen und Anpassungen notwendig. Es gilt Kapazitätsengpässe frühzeitig zu identifizieren und schon im Vorfeld zu vermeiden – sowohl was die personellen Ressourcen als auch Rohstoffe betrifft. Auch müssen Mittel richtig umverteilt werden, sodass sie vor allem kritische Unternehmensprozesse (Bottlenecks) am Laufen halten.

Mögliche digitale Werkzeuge zur Bewältigung dieser Herausforderungen sind:

Automatisiertes Monitoring kritischer Prozesse (z.B. Kapazitäten bei IT-Ressourcen, Cyber-Bedrohungen, etc.)
Verbesserung von Reaktionszeiten durch automatisierte Maßnahmensetzung
Minimierung von Kapazitätsengpässen mittels Automatisierung manueller, repetitiver Abläufe mittels Robotics Process Automation, Chatbots und ähnlichen Technologien (OCR, ICR, ML, KI)
Erweiterung des Produkt- und Service-Portfolios mittels digitaler Geschäftsmodelle (z.B. E-Commerce, Daten-Monetarisierung)

Kapitel 4: Lieferkettenmanagement

Lieferketten können durch Digitalisierung gestützt werden.

Lieferketten sind durch Grenzschließungen, Produktionsstopps und Lieferverzögerungen durch die Corona-Krise besonders gefährdet. Durch den möglichen vorübergehenden Ausfall von Dienstleistern und Lieferanten ist auch die eigene Produktion in Gefahr. Zudem verlagert sich zeitgleich die Nachfrage vom stationären Handel auf Onlinekanäle. Unternehmen sind gefragt, zeitnah auf diese Änderungen der Rahmenbedingungen zu reagieren und ihre Planung und Maßnahmen laufend zu aktualisieren.

Folgende Digitalisierungswerkzeuge können helfen:

Frühzeitige Erkennung von Trendwendungen auf Angebot und Nachfrage, basierend auf externen Datenquellen
Erweiterte Überwachung der Lieferketten und automatisierte Meldungen sowie Maßnahmeneinleitungen
Szenarioanalyse betreffend Nachfrage, Kapazitäten und computergestützte Anpassung der Lieferketten und Wege
Laufende Anpassung der (Produktions-) Planung
Automatisierte Identifikation von Ersatzprodukten/Ersatzwerkstoffen zur Ausfallsrisikominimierung

Kapitel 5: Kundenmanagement und Kommunikation

Digitale Werkzeuge können zum Kundenkontakt und zur öffentlichen Kommunikation beitragen.

Die Digitalisierung ermöglicht uns gerade jetzt in Zeiten von COVID-19 unsere Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Belegschaft zumindest über Onlinekanäle aufrechtzuerhalten. Allerdings werden virtuelle Kanäle gerade stark beansprucht und sind zum Teil am Rande der Kapazitätsgrenzen. Gerade dann, wenn sich das Kundenverhalten ändert, die Nachfrage sich möglicherweise rückläufig entwickelt und die Situation ständigen Änderungen unterliegt, ist der Informationsbedarf der Kunden und Zielgruppen besonders hoch.

Hier sind die digitalen Werkzeuge, die Ihnen dabei helfen können, das Ziel zu erreichen:

Automatisierte Klassifizierung und Beantwortung von Kundenanfragen mittels K.I.
Gezielte und automatisierte Informationsbereitstellung sowie Marketingmaßnahmen
Identifikation und Fokussierung auf die wesentlichen (erfolgskritischen) Kunden (z.B. mittels Churn Analysen)
Analytics und K.I.-gestützte Erkennung neuer Kundenbedürfnisse zur Produkt- und Serviceportfolioanpassung
Rasche Beantwortung von Kunden-Auskunftsbegehren via E-Mail, Website oder Call Center mittels K.I.-gestützter Vorsortierung, Chatbots etc.

Kapitel 6: Sicherung der Liquidität

Digitalisierung kann bei der Liquiditätssicherung helfen.

Die Sicherung der Liquidität ist aktuell eine der größten Herausforderungen für Unternehmen. Betriebe sind gefordert, ihre Finanzplanung an die aktuelle Situation anzupassen und Ausfallrisiken möglichst zu minimieren.

Folgende digitale Werkzeuge können zur Sicherung der Liquidität beitragen:

Simulationen und Analytics-gestützte finanzielle Planung inklusive Cash Flow
Aufbau aktueller Umsatz-Forecasts für Investoren und Lieferanten
Aktualisierte Risikobewertung von Dienstleistern
Hochfrequentes Überwachen der Liquidität und des Working Capital
Überwachung der Zahlungsziele und des Mahnwesens

Fazit

Die richtigen Entscheidungen, flexible Reaktion auf sich ändernde Rahmenbedingungen und die rasche Implementierung der richtigen Maßnahmen werden in den nächsten Wochen und Monaten mehr denn je erfolgsentscheidend sein. Die Erhöhung des Digitalisierungsgrads und der zielgerichtete Einsatz digitaler Werkzeuge in ausgewählten Unternehmensbereichen können Ihnen dabei helfen, Ihre Organisation durch die Corona-Krise zu steuern.

Der Beitrag erschien zuerst auf www.ey.com/de_at.