Dashboarding: Erfolgreiche Initiativen setzen!

Die Einführung von Reporting Dashboards ist derzeit in vielen Unternehmen ein aktuelles Thema. Nach Jahren, in denen diesbezüglich inhaltlich und systemseitig vergleichsweise eher Stillstand zu beobachten war, haben Dashboarding Projekte in letzter Zeit wieder deutlich an Schwung gewonnen. Folgender Beitrag zeigt, wie Unternehmen Chancen identifizieren, und in einem strukturierten Prozess moderne, state-of-the-art Dashboarding Initiativen starten können, die als „Leuchtturmprojekte“ eine Grundlage für eine weitreichende Modernisierung der Datenaufbereitung bilden. Anspruch dabei ist, durch eine möglichst pragmatische Herangehensweise innerhalb kurzer Zeit zu konkreten, vorzeigbaren Ergebnissen zu kommen.

Aktueller Dashboard-Trend

Die Gründe für den verstärkten Wunsch nach Reporting Dashboards sind vielseitig, zum einen kann man gestiegene Anforderungen von Seiten der Fachbereiche feststellen, die zeitnahe und interaktive Information für das „daily business“ nachfragen, zum anderen ist in den letzten Jahren eine jüngere, technik-affinere Generation ins Top-Management aufgestiegen, die eine flexible Informationsversorgen mittels Tablets und Smartphones gegenüber klassischen Druck- und PDF-Berichten präferiert und eine verstärkte Digitalisierung in der Datenbereitstellung fordert.

Die gestiegene Dynamik kommt aber auch von Seiten der Softwarehersteller (etwa PowerBI, Tableau, Qlik oder Birst um nur einige derzeitigen Branchenstars zu nennen), die mit neuen, innovativen Lösungen auf den Markt drängen und große Resonanz bei Kunden auslösen.

Die Vielzahl der angebotenen Lösungen verursacht gleichzeitig aber auch große Unsicherheit und eine gewisse Hemmschwelle, sich näher mit ihnen auseinander zu setzen. Viele Organisationen starten mit der Applikationsfrage, die wesentlich ist, jedoch auch zu einem späteren Zeitpunkt final geklärt werden kann. Viel wichtiger ist es jedoch die konkreten Einsatzbereiche und Nutzeranforderungen in den Mittelpunkt zu rücken. So können schnell erste Erfolge, wie etwa die Erstellung von voll funktionsfähigen Prototypen als Vorzeigeprojekte gefeiert werden.

Mittels eines dreistufigen Prozesses können so sehr rasch konkrete Ergebnisse erzielt werden:

1. Festlegung eines Use Cases
2. Ableitung Zielbild und Datenmodell
3. Aufbau von „Click-Dummies“

1. Festlegung eines Use Cases

Sollte ein Unternehmen noch keine bzw. kaum Erfahrungen im Umgang mit BI-Tools bzw. Dashboards haben, empfiehlt es sich, erste Use-Cases zu identifizieren, bei denen mit möglichst wenig Aufwand vorzeigbare Ergebnisse produziert werden können, auf deren Erfolgsbasis weitere Initiativen gestellt werden können. So können mit relativ wenig Aufwand oftmals nicht nur bereits schöne Erfolge erzielt werden, sondern auch wertvolles Know-How hinsichtlich Aufbau und Informationsnutzung gewonnen werden.

Folgende Eigenschaften erleichtern den Start einer ersten Dashboarding-Initiative:

• Daten
  • gut strukturierte, möglichst „saubere“ Daten (keine Ausreißer, eindeutige Bezeichnungen, usw.)
  • Überschaubare Datenmenge (möglicherweise noch „manuell“ nachprüfbar)
• Inhalte
  • Verständliche, leicht kommunizierbare Inhalte
  • Hohe Praxisrelevanz
• Empfänger
  • Überschaubare Anzahl
  • Interesse und Aufgeschlossenheit gegenüber neuer Lösung
  • „IT-affin“

2. Ableitung Zielbild und Datenmodell

Ist der Bereich für die Dashboarding-Initiative definiert, wird im nächsten Schritt ein klares Zielbild für die Umsetzung definiert. Erfahrungsgemäß ist hier ein klares Erwartungsmanagement notwendig. Die Möglichkeiten hinsichtlich der zukünftigen Informationsbereitstellung müssen klar definiert werden. Den Empfängern muss aber auch bewusst gemacht werden, dass Dashboards zwar viele Vorteile haben, aber gleichzeitig nicht immer alle gewohnten Eigenschaften (zB.: spezielle Darstellungsformen, Sonderauswertungen, etc.) des ursprünglichen Reportings 1:1 übernommen werden können.

Abbildung 1 zeigt ein finales Zielbild, dass sowohl die zu berichtenden Inhalte, als auch die dafür notwendigen Daten, inklusive deren Schnittstellen und Verknüpfungen umfasst.

Abb. 1: Festlegung Zielbild

Auf Basis der definierten Anforderungen kann ein konkretes Datenmodell abgeleitet werden. Es bietet sich an, dieses anfangs mit einem verkleinerten Auszug der Originaldaten oder auch mit Dummydaten zu bespielen und zu testen. Diese können im nächsten Schritt für die Erstellung von „Click-Dummies“ weiterverwendet werden.

Abb. 2: Erstellung von „Click-Dummies“

Auf Basis des abgeleiteten Datenmodells können unterschiedliche „Click-Dummies“ aufgebaut werden, um diese mit späteren Nutzern interaktiv zu besprechen. Es empfiehlt sich, hier nach der bewährten 80/20-Regel vorzugehen, um nicht zu viel Zeit in Details zu verlieren, sondern das Dashboard iterativ an die individuellen Wünsche anzupassen.

Für den Aufbau der „Click-Dummies“ muss man sich noch nicht zwingend für eine konkrete Software entschieden haben. Wir sehen die Potenzialanalyse und die Erstellung erster „Click-Dummies“ getrennt vom eigentlichen Softwareauswahlprozess. In vielen Fällen ist es möglich, bereits erste Dashboards, mit oder ohne Support, mittels Testversionen zu erstellen. Nichtsdestotrotz kann der testhafte Aufbau bereits ein gutes Gefühl über die Funktionsweise einer angedachten Lösung liefern.

Projektbeispiel

Ein Unternehmen im Infrastrukturbereich hat eine neue Produktkostenrechnung entwickelt und möchte dazu ein entsprechendes, dynamisches Reporting bereitstellen. Die bestehende Reportinglandschaft eignet sich nicht, da Berichte weder benutzerfreundlich aufbereitet werden können, noch über die Möglichkeit verfügen, unterschiedliche Datenquellen rasch und einfach miteinander zu verzahnen.

Mit Hilfe des beschriebenen Vorgehensmodells konnte für diesen Anwendungsfall rasch ein Zielbild inkl. Datenmodell skizziert werden, das mit Hilfe von Power BI rasch grafisch umgesetzt werden konnte. Erste Click-Dummies wurden zeitnah mit dem Management abgestimmt, das Feedback konnte umgehend ohne viele Abstimmschleifen integriert werden.

Das Controlling Team konnte so innerhalb kurzer Zeit und mit relativ geringen Aufwand eine vollfunktionsfähige Dashboardlösung implementieren und dem Management zur Verfügung stellen. Das Management schätzt neben der Datenqualität insbesondere die benutzerfreundliche Handhabung sowie die Möglichkeiten zum Drill-Down. Auch das Controlling profitiert von einfachen Analysemöglichkeiten und reduzierten manuellen Aufbereitungsschritten. Der Controlling-Bereich hat ein Leuchtturmprojekt umgesetzt und intern viel Know-How aufgebaut, das auf weitere Bereiche übertragen werden kann und so schrittweise zu einer Professionalisierung der Informationsbereitstellung führt.

Weiterführende Links:
www.paceup.at