Dashboard-Erstellung – Tableau und Power BI im Vergleich

Ein Praxisvergleich der beiden führenden Dashboarding-Tools aus Fachanwendersicht.

Überblick, Klarheit, Verständlichkeit – das wünschen sich viele Unternehmen, wenn es um die Analyse der eigenen Geschäfts- und Finanzdaten geht. In der Realität gestaltet sich dieses Unterfangen jedoch häufig kompliziert: Zahlreiche (Vor-)Systeme mit heterogenen Datenstrukturen, fragmentierte Verantwortungen entlang des Report-Erstellungsprozesses sowie häufig unzureichende tooltechnische Möglichkeiten zur attraktiven und aussagekräftigen Report-Umsetzung und -Verteilung machen eine integrierte und zuverlässige Darstellung der aktuellen Unternehmenslage oft schwierig.

1. BI-Dashboards versprechen Abhilfe

Die Frage, wie insb das Controlling den oben genannten Herausforderungen gegenübertreten soll, ist sowohl aus fachlicher als auch technischer Perspektive zu beantworten und beginnt mit der Schaffung eines unternehmensweit einheitlichen Begriffs- und Kennzahlenverständnisses, schließt die technische Herstellung einer zentralen, autorisierten Datenbasis (Single Source of Truth) mit ein, geht über organisatorische Anpassungen hinsichtlich der Verantwortungen hinweg und mündet schließlich in der Umsetzung flexibler und performanter Dashboarding-Lösungen zur Analyse der Unternehmensdaten in einer zweckentsprechenden Tool-Lösung. Im Rahmen dieses Beitrags wird zur Auswahl einer passenden Dashboarding-Tool-Lösung ein Vergleich von zwei populären Tools – Tableau und Power BI – vorgenommen.

Hierbei gilt es zu beachten, dass die Ausführungen aus der Perspektive der Controlling- bzw Fachabteilung zu verstehen sind, was bedeutet, dass auf technische Aspekte wie zB die vorgelagerte Schaffung einer entsprechenden Datengrundlage sowie allfällig durch individuelle Programmierung verfügbare, erweiterte Funktionalitäten der Tools nicht eingegangen wird. Der Fokus der Betrachtung liegt auf den im Standard vorgesehenen Möglichkeiten zur Dashboard-Erstellung. Darüber hinaus wird darauf hingewiesen, dass nicht alle toolbezogenen Aspekte im Kontext des Dashboardings behandelt werden können. So wurden Themen wie die unternehmensinterne Dashboard-Verteilung oder auch die Usability auf Seiten des Dashboard-Empfängers bewusst ausgeklammert.

2. Beurteilungsdimensionen des Software-Vergleichs

Sowohl das aus Seattle stammende BI-Tool Tableau als auch die aus dem Microsoft-Konzern stammende Power-BI-Anwendung erfreuen sich großer Beliebtheit – versprechen die Tools doch wesentliche Erleichterungen im Tages­geschäft des Controllings. Integralen Bestandteil dieses Wertversprechens stellen die gebotenen Funktionalitäten rund um den Aufbau integrierter (Management-)Dashboards dar. Wie gut die beiden Anbieter dieses Versprechen bedienen, wird anhand folgender Dimensionen beurteilt: 1

• Möglichkeiten zur Anbindung an Vorsysteme,
• Gestaltungsoptionen zu Tabellen und Diagrammen,
• Funktionalitäten zum Dashboard-Aufbau.

2.1. Möglichkeiten zur Anbindung an Vorsysteme

Aufsatzpunkt für eine zuverlässige und performante BI-Tool-Lösung sollte stets eine stabile und harmonisierte Datengrundlage (Single Source of Truth) sein. Ist diese geschaffen, stellt sich die Frage nach der Anbindung der Datenquelle an das BI-Tool. Sowohl Tableau als auch Power BI unterstützen standardmäßig eine Reihe gängiger Dateiformate bzw Systeme – darunter SAP, Oracle, MS Access und viele mehr (ein verkürzter Auszug hierzu ist Tab 1 zu entnehmen). Bemerkens­wert ist, dass abgesehen von den klassischen (Finanz-)Systemen auch vorkonfigurierte Schnittstellen zur Anbindung von Datentöpfen bestimmter Websites bereitgestellt werden ( Google Analytics, Facebook etc).

Tab 1: Datenquellen.

Eine grundsätzliche Frage, die in diesem Kontext für beide Tools zu beantworten ist, ist die Frequenz der notwendigen Datenaktualisierung. Hierbei kann zwischen statischen Datenextrakten (die allfällig manuell bzw zeitge­steuert aus einem festgelegten Dateispeicherort aktualisiert werden) und Live-Verbindungen unterschieden werden. Geht es um die Erstellung einmaliger Ad-hoc-Berichte, so wird ein statisches Datenextrakt in den meisten Fällen ausreichen. Sollen jedoch laufend aktuelle Informationen (wochen-/tagesaktuell, in Echtzeit) bereitgestellt werden – wie dies bei vielen Dashboards der Fall ist – so empfiehlt sich eine automatische und permanente Aktualisierung via Live-Verbindung. Sowohl Tableau als auch Power BI bieten hierfür umfassende Möglichkeiten.

Sind die Daten einmal geladen, können diese mittels einer integrierten Vorschautabelle kontrolliert, gegebenenfalls bearbeitet und für den häufigen Fall, dass diese sich in unterschiedlichen Tabellen befinden, auch vereinigt werden ( inner-, left-, right-, full-join etc). Beide Tools unterstützen den User dabei umfassend.

Zwischenfazit: Da sowohl Tableau als auch Power BI ein sehr breites Spektrum unterschiedlicher Schnittstellen unterstützen und darüber hinaus beide Tools über praktische Funktionen zur Datenaktualisierung, -kontrolle, -bearbeitung und -vereinigung verfügen, können hinsichtlich der Anbindung an die Datenquelle beide Lösungen als gleich­wertig eingestuft werden.

2.2. Gestaltungsoptionen zu Tabellen und Diagrammen

Das richtige Werkzeug für den richtigen Zweck – das gilt nicht nur für BI-Tools, sondern auch für den Controller, wenn es um die Auswahl einer zweckentsprechenden Visualisierungsform für die zu präsentierenden Daten geht. 2 Dass im Zuge der Tabellen- oder Diagrammer­stellung eine möglichst intuitive Benutzerführung und ein möglichst breit gefächertes Repertoire an unterschiedlichen Diagrammformen, Tabellen und damit verbundenen Gestaltungsmöglichkeiten von Vorteil ist, versteht sich dabei von selbst.

Mit Blick auf die Möglichkeiten zur klassischen tabellarischen Darstellung gibt es bei den Tools keine wesentlichen funktionalen Unterschiede: Tabellen können mittels Drag and Drop erstellt und mit Filterfunktionen hinterlegt werden. Die hierfür gebotenen Formatierungsoptionen sind in beiden Tools mehr als ausreichend, wobei die zugehörige Menüführung in Power BI besser gelungen ist – Tableau präsentiert sich hier eher verschachtelt.

Abseits der Möglichkeiten zur tabellarischen Darstellung – in diesem Kontext würden die meisten Controller wohl auch mit Excel das Auslangen finden – sind BI-Lösungen insb hinsichtlich der gebotenen Möglichkeiten zur innovativen Visualisierung und der damit zusammenhängenden grafischen Analyse von zentralem Interesse.

Mit Blick auf die beiden betrachteten Tools muss differenziert werden: Die gängigen, häufig aus Excel bekannten Diagrammformen werden zum überwiegenden Teil von Tableau und von Power BI im Standard unterstützt (siehe hierzu Tab 2). Die Erstellung dieser Diagramme gestaltet sich in beiden Fällen einfach und intuitiv, wobei wiederum die Usability zur Diagrammformatierung bei Power BI besser gelungen ist.

Tab 2: Grundlegende Diagrammformen.

Neben den grundlegenden Diagrammformen gibt es auch innovative und sehr nützliche Visualisierungsoptionen. Der Nutzungsgrad dieser Diagramme ist aktuell zwar niedrig, hinsichtlich Aussagekraft, Verständlichkeit und Informationsgehalt können diese jedoch substanziellen Mehrwert bieten.

Abb 1: Landk­artenansicht aus Tableau

Abb 2: Tree-Map-Diagramm aus Tableau

Ein Beispiel hierfür ist etwa die Landk­artenansicht (siehe Abb 1, bei der der Profit je Land mittels einer Farbskala visualisiert wird) oder auch die relative Verteilung einer Kennzahl über unterschiedliche Dimensionen in Form eines Tree-Map-Diagramms (siehe Abb 2). Während diese beiden Diagrammformen von beiden Tools unterstützt werden, wird aus Tab 3 ersichtlich, dass Power BI ein deutlich breiteres Spektrum an innovativen Diagrammformen standardmäßig bereithält. Tableau bietet zwar umfassende Möglichkeiten zur Programmierung individueller Diagrammformen, jedoch können diese von der überwiegenden Mehrzahl der Controller bzw Fachanwender nicht ohne Hilfe der IT-Abteilung genutzt werden.

Tab 3: Erweiterte Diagrammformen

Das deutlich breitere Diagrammspektrum in Power BI geht auf ein praktisches Feature zurück: Aus einem integrierten digitalen und kostenlosen Marktplatz – ähnlich dem App-Store am Smartphone – können mittels weniger Klicks weitere Diagrammformen hinzugefügt werden.

Erfreulich ist etwa die standardmäßige Unterstützung des Sankey-Diagramms (Visualisierung von Mengen- oder Werteflüssen durch proportional dicke Pfeile, siehe Abb 3), weil die Erstellung der für Analysezwecke sehr hilfreichen und aussagekräftigen Sankey-Diagramme von den meisten (BI-)Tools entweder gar nicht oder nur unter erheblichem Programmieraufwand unterstützt wird.

Darüber hinaus ist auch das in der Praxis sehr populäre Wasserfall-Diagramm erwähnens­wert: Dieses mag auf den ersten Blick zwar trivial wirken, viele Controller wissen allerdings nur allzu gut, wie vertrackt der Aufbau dieser Diagrammform vor der Integration in den Standard von MS Excel 2016 sein konnte. Vor diesem Hintergrund ist es aus Sicht der Controller und Fachanwender positiv zu beurteilen, dass diese auch von Seiten des (Top-)Managements häufig angefragte Visualisierung schlussendlich auch im BI-Tool-Umfeld angekommen ist.

Abb 3: Sankey-Diagramm aus Power BI

wischenfazit: Die gebotenen Funktionalitäten zur Erstellung und Formatierung von Diagrammen sind in beiden Tools gut gelungen, wobei Power BI hinsichtlich der Usability besser abschneidet. Das Spektrum der grundlegenden Diagrammformen (Linien, Flächen-, Torten-Diagramm etc) wird von beiden Tools nahezu vollständig abgedeckt. Deutliche Unterschiede lassen sich im Repertoire der standardmäßig verfügbaren innovativen Diagrammformen (Sankey-, Sunburst-, Funnel-Diagramm etc) erkennen – hier bietet Power BI eine deutlich größere Auswahl.

2.3. Funktionalitäten zum Dashboard-Aufbau

Dass das Ganze mehr als die Summe seiner Einzelteile ist, trifft auch auf die hier betrachteten (Management-)Dashboards zu. Grundidee ist dabei der Aufbau einer integrierten Gesamtsicht durch die kompakte und durchdachte Kombination unterschiedlicher Tabellen, Diagrammformen und Kommentarfelder, die ihre Aussagekraft im gemeinschaftlichen Verbund sowie durch integrierte Filterungs-, Drill-down- und Drill-up-Funktionen wechselseitig verstärken. Die Frage, wie ebendiese Kombination einzelner Diagramme zu einem Dashboard von tooltechnischer Seite bewerkstelligt werden kann, wird von Tableau und Power BI unterschiedlich beantwortet:

• In Tableau erfolgt der Aufbau eines Dashboards in zwei Schritten: Zuerst wird jede Tabelle bzw jedes Diagramm auf einem separaten Arbeitsblatt erstellt, formatiert und mit allfälligen Filterungsoptionen versehen. Die Diagramme dieser Arbeitsblätter werden in einem zweiten Schritt mittels Drag and Drop auf einem eigens dafür vorgesehenen Dashboard-Arbeitsblatt repliziert und dem Dashboard-Layout entsprechend skaliert. Diese Logik führt bei komplexen Dashboards, die eine Vielzahl von Diagrammen und Tabellen beinhalten, zwangsläufig zu einer hohen Anzahl an separaten Arbeitsblättern, was die Übersichtlichkeit erschweren kann. Andererseits bietet diese Logik den Vorteil, einmal erstellte Diagramme in unterschiedlichen Dashboards an unterschiedlichen Stellen zu verwenden. Werden in weiterer Folge Änderungen am verwendeten Diagramm vorgenommen, so werden diese in allen Dashboards automatisch übernommen.
• Power BI kennt keine Unterscheidung zwischen Diagramm- und Dashboard-Arbeitsblättern. Dementsprechend können auf einem Arbeitsblatt beliebig viele Diagramme direkt zu einem Dashboard kombiniert werden. Ein Vorteil ist dabei eine kompakte und übersichtliche Bauweise des Dashboards, ein Nachteil liegt in der fehlenden Möglichkeit zur zentralen Anpassung des Diagramms bei gleichzeitiger Verwendung in mehreren Dashboards.

Hinsichtlich der Dashboard-Formatierung unterstützen Tableau und Power BI das Einfügen von (Hintergrund-)Bildern sowie Textfeldern und lassen auch Verlinkungen (zB auf externe Websiteinhalte) zu. Praktisch ist zudem die von beiden Tools unterstützte Möglichkeit, eine eigene, der Corporate Identity entsprechende Farbpalette zu hinterlegen, die sodann automatisch für Legenden, Farbverläufe und Ähnliches verwendet werden kann.

Als störend fällt im Fall von Tableau die automatische Anpassung der Diagrammgröße an den im Dashboard zur Verfügung stehenden Platz auf, weil diese die gewünschte und präzise Ausrichtung und Skalierung der einzelnen Diagramme bzw Tabellen unnötig verkompliziert. Ähnliches gilt für die optische Strukturierung des Dashboards, zB durch Rahmen oder Kacheln, weil sich das Einfügen bzw die Größen­änderung eines Objekts auch immer auf die Größe der anderen im Dashboard befindlichen Objekte auswirkt.

Die diesbezügliche Usability zur Formatierung des Dashboards ist in Power BI besser gelungen. So sind die Größenskalierung der Diagramme und Tabellen sowie die Untergliederung mittels Kacheln und Rahmen problemlos möglich und ähneln – hier offen­bart sich die Zugehörigkeit zur Microsoft-Produktfamilie – den aus MS PowerPoint bekannten Formatierungsoptionen. Schade ist jedoch, dass das Funktionsspektrum an dieser Stelle nicht sehr umfassend ist – so sucht man zB vergeblich nach Buttons zur Größenangleichung von Diagrammen oder Textfeldern.

Ein weiteres praktisches Feature lassen leider beide Tools vermissen: die Integration einer Icon-Library, die es dem Controller erlaubt, das optische Erscheinungsbild seines Dashboards weiter zu verfeinern und die Übersichtlichkeit zu verbessern.

Zwischenfazit: Tableau und Power BI bedienen sich einer unterschiedlichen strukturellen Logik im Aufbau ihrer Dashboards – welcher Logik man hier den Vorzug gibt, sei an dieser Stelle dem persönlichen Geschmack des Anwenders überlassen. In puncto der gebotenen Formatierungsoptionen (Größenskalierung, Gliederung und Ähnliches) präsentiert sich Power BI als die überzeugendere Lösung.

3. Fazit

Im Zuge des vorliegenden Beitrags konnte gezeigt werden, dass insb bei der Datenquellenanbindung sowie bei der Tabellen- und Diagrammer­stellung große Ähnlichkeiten zwischen Tableau und Power BI bestehen. Ähnliches gilt für die gebotenen Funktionalitäten im Bereich der Tabellen- und Diagrammformatierung, wobei hier Unterschiede hinsichtlich der Usability ausgemacht werden konnten: Die Menüführung in Tableau wirkt häufig verschachtelt und weniger intuitiv als bei Power BI.

Hinsichtlich der gebotenen Diagrammformen unterscheiden sich die Tools im Bereich der grundlegenden Diagramme kaum – werden jedoch komplexere Diagrammformen benötigt, so bietet Power BI aufgrund seines integrierten Marktplatz-Features standardmäßig eine wesentlich breitere Auswahl.

Bei der Zusammen­stellung der Dashboards verfolgen Tableau und Power BI unterschiedliche strukturelle Logiken (ein Arbeitsblatt pro Diagramm bzw alle Diagramme direkt im Dashboard-Arbeitsblatt), die jedoch in beiden Fällen nachvollziehbar und zielführend sind. Mit Blick auf die Formatierung des Dashboards ist Power BI aufgrund der einfacheren Größenskalierung und Gliederung des Dashboards sowie einer intuitiveren Menüführung der Vorzug zu geben.

Abschließend bleibt festzuhalten, dass die Wahl des passenden Tools stets im Kontext des konkreten Anwendungsszenarios beurteilt werden muss: So werden zB viele Anwender mit dem Standardrepertoire der gebotenen Tableau-Diagramme das Auslangen finden, während andere die Verfügbarkeit vieler vorkonfigurierter Diagramme als Muss-Kriterium ansehen. Auf welches BI-Tool die Wahl schlussendlich auch fällt, eine Erleichterung des Tages­geschäfts ist – bei sinnvollem und durchdachtem Einsatz – sicher durch beide Tools zu erreichen.

Auf den Punkt gebracht

Dieser Beitrag beschäftigt sich mit der Erstellung von Management-Dashboards am Beispiel von zwei populären BI-Tools: Tableau und Power BI. Dabei werden die Anwendungen anhand ihrer Möglichkeiten zur Anbindung an Vorsysteme, der verfügbaren Gestaltungsoptionen zu Tabellen und Diagrammen sowie der gebotenen Funktionalitäten zur Zusammen­stellung von Dashboards untersucht.

Quellen:

1 Verwendete Softwareversionen: Tableau Desktop Professional Edition, Version 2018.1.3 64-Bit; Microsoft Power BI Desktop, Version 2.59.5135.781 64-Bit.

2 Nähere Informationen zur Auswahl der geeigneten Diagrammformen finden Sie in hier: Waniczek/Patloch, Dashboarding neu gedacht, CFOaktuell 2018, 31.

Der Artikel ist in CFO aktuell (Heft 2/2019) erschienen. Mehr Infos unter: www.cfoaktuell.at