Controllingprozess – Projektcontrolling

Projektcontrolling hat das Ziel, das Management bei der erfolgreichen Auswahl und Steuerung von Projekten zu unterstützen. Es schafft Transparenz über Wirtschaftlichkeit, Nutzen und Ergebnissen von Projekten sowie die Einhaltung von Qualitäts-, Zeit- und Kostenzielen. Projektcontrolling bildet damit die Basis für erfolgreiches Projektmanagement (vgl. Abb. 17).


Projektcontrolling unterstützt sämtliche Projektphasen von der Bewertung, Priorisierung und Auswahl, über die konkrete Planung und laufende Steuerung bis zur Kontrolle der Zielerreichung nach Abschluss.

Set-up-Prozess

Projektcontrolling sollte nach klaren Standards und Methoden erfolgen. Diese werden im Set-up-Prozess definiert und geben den Rahmen für die Projektauswahl und -steuerung vor. Der Set-up-Prozess sollte daher am Beginn stehen und in regelmäßigen Zeitabständen zur Überprüfung der Zweckmäßigkeit der Standards durchlaufen werden. Dabei gilt es, Kriterien zu definieren, die vorliegen müssen, damit von einem Projekt gesprochen und Projektcontrolling durchgeführt werden kann. Typische Merkmale eines Projekts sind eine sachlich und zeitlich begrenzte Aufgabe mit definiertem Beginn, Ende, einem entsprechenden Umfang, die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit, die i.d.R. bereichsübergreifende Zusammenarbeit und die spezifische Projektorganisation. Projekte brauchen klare Zielvorgaben hinsichtlich Inhalt, Termin, Budget, Ergebnis und Nutzen. Es sollten Projektphasen wie bspw. Analyse-, Definitions-, Planungs-, Realisierungs- und Abschlussphase sowie Kriterien für das Vorrücken in die nächste Phase bzw. Abbruchkriterien festgelegt werden. In Abhängigkeit der Projektart, der Projektdauer und Projektpriorität sowie in Anbindung an die Abläufe des Unternehmenscontrollings werden Verfahrensweisen zur Projektpriorisierung, Berichtsinhalte und -intervalle, evtl. Renditeansprüche und der Prozess der Risikoerfassung und -beurteilung definiert.

Abb. 17: Gestaltung des Hauptprozesses Projektcontrolling.

Abb. 17: Gestaltung des Hauptprozesses Projektcontrolling.

Den Weg von der Projektidee zum Projektantrag begleitet der Projekt-Controller, indem das Projektmanagement unterstützt, Projektziele formuliert, der Projektnutzen bewertet sowie eine Schätzung der Kosten bzw. Auszahlungen erstellt werden. Dabei können Projekte der Vergangenheit als Orientierungsgrundlage herangezogen werden. Nach der Erstellung eines Projektstrukturplans über eine Festlegung von Teilprojekten, Arbeitspaketen und Meilensteinen erfolgen eine Bottom-up-Projekt- und Budgetplanung und eine Risikoanalyse.

Der daraus entstehende Projektantrag wird auf Einhaltung der Unternehmensvorgaben geprüft und dem Management bzw. einem Gremium zur Entscheidung vorgelegt. Dabei sollte eine Einordnung des Projekts in das Gesamtprojektportfolio und -budget des Unternehmens erfolgen. Bei Budget- oder Kapazitätsengpässen werden Maßnahmen zur Effizienzsteigerung oder die Priorisierung von Projekten angeregt und deren Auswirkungen transparent gemacht.

Projektsteuerung

Nach erfolgter Genehmigung des Projekts wird die konkrete Projektplanung durchgeführt und die Projektsteuerung mit Plan-Ist-Vergleichen unterstützt. Projektfortschrittsberichte und Abweichungsanalysen schaffen die notwendige Transparenz für evtl. notwendige Gegensteuerungsmaßnahmen und einen Forecast auf das Projektende. Bei stark veränderten Rahmenbedingungen oder einem ungünstigen Forecast werden Handlungsvarianten erarbeitet, aus Sicht der Projekt- und Unternehmensziele bewertet und eine Handlungsempfehlung bis hin zum Projektabbruch für das Entscheidungsgremium abgestimmt. Die exakte Dokumentation von Projektänderungen und -zusätzen erleichtert Abweichungsanalysen und die Nachkalkulation des Projektes. Diese sollte in jedem Fall nach Abschluss (ggf. auch nach Abbruch) des Projektes durchgeführt werden. Plan-Ist-Vergleiche und Abweichungsanalysen ermöglichen Schlussfolgerungen für Folgeprojekte („Lessons Learned“) und sollten in einem Abschlussbericht zusammengefasst werden. Neben inhaltlichen, terminlichen oder budgetspezifischen Abweichungen empfiehlt sich auch die Beurteilung der Zusammenarbeit im Projektteam.

Tipp: Empfehlungen für einen erfolgreichen Projektcontrolling-Prozess

  • Stellen Sie sicher, dass es ein einfaches Projekthandbuch gibt, das eine Projektmethodik und einen Rahmen für die Projektarbeit gewährleistet.
  • Integrieren Sie Projektbudgets in das Jahresbudget und in die Mehrjahresplanung.
  • Legen Sie eindeutige Kriterien für den Abbruch eines Projektes fest.
  • Dokumentieren Sie lückenlos Projektzusätze bzw. -veränderungen (durch Change Requests/Änderungsanforderungen).
  • Sorgen Sie für regelmäßige Statusberichte bezüglich des Projektfortschritts.
  • Fertigen Sie Nachkalkulationen bzw. Nutzenbetrachtungen von abgeschlossenen Projekten als Vergleich sowie Lessons Learned an.
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