Controllingprozess – Kosten-, Leistungs- und Ergebnisrechnung

Ziel der Kosten-, Leistungs- und Ergebnisrechnung ist die Schaffung von Transparenz durch eine sachgerechte Zuordnung von Kosten, Leistungen und Erlösen auf entsprechende Objekte (z.B. Produkte oder Unternehmensbereiche), um Entscheidungen und Verantwortlichkeiten mit Blick auf Kosten, Leistungen und Ergebnisse zu unterstützen. Der Prozess zielt darauf ab, u.a. eine verantwortungsbezogene Management-Erfolgsrechnung als Ergebnis zu liefern. Außerdem unterstützt die Kosten- und Ergebnisrechnung die Erfüllung rechtlicher Rahmenbedingungen (z.B. Bestandsbewertungen, Transferpreiskalkulationen).

Inhalte sind zum einen Kosten, Leistungen und Ergebnisse mit Blick auf Produkte oder Dienstleistungen bzw. auf aggregierter Ebene Produktgruppen oder ergebnisverantwortliche Einheiten, wie z.B. Geschäftsbereiche. Gegenstand der Kosten-, Leistungs- und Ergebnisrechnung ist die Erfassung, Verteilung, Zuordnung, Auswertung und Kontrolle von Kosten, Leistungen und Ergebnissen, die beim betrieblichen Güterverzehr bzw. der Gütererstellung anfallen.

Abb. 13: Gestaltung des Hauptprozesses Kosten-, Leistungs- und Ergebnisrechnung.

Die Kosten-, Leistungs- und Ergebnisrechnung stellt aufbauend auf dem externen Rechnungswesen das Kernstück des betrieblichen Rechnungswesens dar. Sie beginnt mit dem Prozess der Definition und Pflege der Stammdaten (u.a. Kostenarten in enger Abstimmung mit den Konten der Finanzbuchhaltung, Kostenstellen oder Kostenstellenstrukturen), die laufend an die entsprechende Unternehmensstruktur und das Geschäftsmodell anzupassen sind. Die definierten Datenmodelle sind dabei in den entsprechenden IT-Systemen zu hinterlegen. Zur Sicherstellung der Steuerungswirkungen sollten die Strukturen der Kosten- und Ergebnisrechnung auf bestehende Managementstrukturen und Verantwortlichkeiten ausgerichtet werden.

Die Durchführung der Kostenarten- und Kostenstellenrechnung baut auf den definierten Stammdaten der Kostenrechnung auf (vgl. Abb. 13). Die wesentlichen Kosteninformationen werden bereits in der Buchhaltung beim Buchen der Belege erfasst (basierend auf Stammdaten und konkreten Bestellanforderungen). Zur Sicherstellung der einheitlichen Erfassung und Zuordnung der Kosten und Leistungen sind verbindliche Kontierungsregeln zu definieren und in einer Kontierungsanleitung zu dokumentieren.

Die Kostenartenrechnung ergänzt und strukturiert die im Unternehmen angefallenen Kosten und Leistungen nach einem einheitlichen Kostenartenplan (in Anlehnung an den bestehenden Kontenplan) und stellt die verursachungsgerechte Zuordnung der Primärkosten auf die entsprechenden Kostenstellen sicher. Als vorbereitende Tätigkeiten für die Kostenstellenrechnung und Kalkulation kann die Einteilung der Kostenarten in proportionale (Produktkosten) und fixe Komponenten (Strukturkosten) erfolgen.

Die Kostenstellenrechnung umfasst die innerbetriebliche Verrechnung von ausgetauschten Leistungen und ist eine Voraussetzung für die Kostenträgerstückrechnung (Kalkulation) und die Kostenträgerzeitrechnung (kurzfristige Erfolgsrechnung). Dazu sind bei den leistenden Kostenstellen entsprechende Leistungsprozesse bzw. Leistungen zu definieren und bei empfangenden Kostenstellen die jeweiligen Inanspruchnahmen dieser Leistungsmengen zu erfassen. Ziel ist dabei, interne Kostenverrechnungen verursachungsgerecht auszugestalten und Leistungsbeziehungen transparent zu machen. Pauschale Umlagen nicht zuordenbarer Kosten sollten möglichst vermieden werden. Nach der durchgeführten Kostenstellenrechnung sind sämtliche Kosten als Primär- und Sekundärkosten auf den Endkostenstellen gesammelt. Auf dieser Basis werden auf den Endkostenstellen die Zuschlags- und Verrechnungssätze für die Kostenträgerstückrechnung ermittelt.

Der Teilprozess der Angebots-, Auftrags- oder Plankalkulation (als Vorkalkulation) umfasst die Ermittlung der Herstell- oder Selbstkosten für einzelne Artikel oder Aufträge als Plankosten oder Standardkosten. Neben der reinen Kostenermittlung bzw. Kostenzuordnung auf Kostenträger können diese Informationen auch zur Ableitung von Angebotspreisen genutzt werden. Die Ausgestaltung der Vorkalkulation ist abhängig vom jeweiligen Geschäftsmodell. So kann für Hersteller von Standardartikeln mit sehr stabilem Produktprogramm die Vorkalkulation als Standard- oder Plankalkulation auf Artikelebene im Rahmen der Planung durchgeführt werden. Ergebnisse der Kalkulation werden dabei üblicherweise für einen bestimmten Zeitraum fixiert. Bei Unternehmen mit kundenspezifischer Produktion wird demgegenüber i.d.R. jeder Auftrag vorkalkuliert.

Die mitlaufende Kalkulation oder Nachkalkulation dient gegenüber der Vorkalkulation der Erfassung und Zuordnung der tatsächlich angefallenen Kosten der Kostenträger. Üblicherweise wird diese auf Ebene einzelner Produktions- oder Kundenaufträge durchgeführt. Über den Vergleich der Vor- und Nachkalkulation können wesentliche Informationen für die Abweichungsanalyse bereitgestellt werden. Für die Bestandsbewertung oder die Transferpreiskalkulation sind Ist-Herstellungskosten zu verwenden, d.h. Vorkalkulationswerte zuzüglich (nicht notwendigerweise aller) Abweichungen. Hier ist eine Abstimmung mit rechtlichen Vorschriften (z.B. Steuergesetzgebung, IFRS) unabdingbar.

Nach der jeweiligen Periode sind Periodenabschlüsse der Kosten-, Leistungs- und Ergebnisrechnung durchzuführen. Diese beinhalten die Ermittlung des Betriebsergebnisses und die möglichst verursachungsgerechte Zuordnung von Kosten und Leistungen auf die unternehmerischen Einheiten (z.B. Geschäftsfelder). Bei der Ermittlung des Periodenergebnisses können sowohl das Gesamtkostenverfahren als auch das Umsatzkostenverfahren angewendet werden. Durch die Ausgestaltung der Ergebnisrechnung als mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung und die stufenweise Zuordnung von Fixkosten (Strukturkosten) können für bestimmte Deckungsbeitragsstufen neben den unternehmerischen Einheiten auch detailliertere Auswertungsdimensionen wie Regionen, Kunden- oder Produktgruppen definiert werden.

Zur Unterstützung des Managements bei der Maßnahmendefinition sind im Rahmen der Kosten- und Ergebnisrechnung Abweichungsursachen als vorbereitende Arbeit zur Maßnahmenableitung zu analysieren. Dazu werden auf den unterschiedlichen Ebenen Plan- bzw. Sollkosten (flexible Grenzplankostenrechnung) den Istkosten gegenübergestellt. Zu den bekannten Abweichungskategorien zählen Preis- und Mengenabweichungen auf der Absatz- und Beschaffungsseite. Darüber hinaus werden üblicherweise auf Produktionskostenstellen Verbrauchs- und Beschäftigungsabweichungen ermittelt.

Tipp: Empfehlungen für einen erfolgreichen Kosten-, Leistungs- und Ergebnisrechnungsprozess

• Stellen Sie klare und einheitliche Definitionen von Begriffen der Kosten-, Leistungs- und Ergebnisrechnung sicher.
• Streben Sie die Integration des internen und externen Rechnungswesens an, z.B. durch einheitliche Wertansätze.
• Führen Sie eine regelmäßige Analyse aller Produkte, Kunden, Bereiche etc. hinsichtlich deren Ertragskraft durch.
• Nutzen Sie die in der Kosten-, Leistungs- und Ergebnisrechnung gewonnene Transparenz, um ergebnisverbessernde Maßnahmen anzustoßen.
• Hinterfragen Sie die erforderlichen Details (z.B. Anzahl Kostenstellen) kritisch.