Welche Technologien und Systeme sind für das Rechnungswesen von besonderer Relevanz, welche Prozesse sind bereits digitalisiert und wo hapert es noch?

Mit diesen Frage­stellungen beschäftigen wir uns in unserer Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen“, die wir im fünften Jahr in Folge gemeinsam mit der Ludwig-Maximilians-Universität München durchgeführt haben. Ergänzend zur DACH-weiten Studie führten wir auch dieses Jahr zum zweiten Mal in Folge eine fokussierte Auskopplung mit einem Österreich-Schwerpunkt im Vergleich zur DCH-Region durch. Die nachfolgenden Kernergebnisse geben daher den gezielten Blick auf Österreichs Rechnungswesen wieder.

Für die Studie haben wir den Status quo und die Entwicklungstendenzen der Digitalisierung im Rechnungswesen untersucht. Zusätzlich haben wir aufgegriffen, welche Auswirkungen die Corona-Pandemie auf die digitale Transformation hat.

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1. Studie Allgemein

Die Ergebnisse der Studie beruhen auf einer Kombination aus Erkenntnissen der Tiefeninterviews mit ausgewählten österreichischen Unternehmen, sowie den Ergebnissen einer umfangreichen Onlinebefragung in der DACH-Region. Im Rahmen der acht Tiefeninterviews erfolgte eine qualitative Erhebung zum Status der Digitalisierung im Rechnungswesen. Interviewp­artner waren CFOs, leitende Mitarbeiter im Rechnungswesen oder Verantwortliche für Digitalisierung. Die Dauer der Interviews betrug durchschnittlich 90 Minuten.

Die Ergebnisse für die teilnehmenden Unternehmen aus Österreich sind im Verhältnis zur Region Deutschland und Schweiz (DCH) dargestellt. Für die Onlinebefragung wurden im April 2021 über 2.500 Unternehmen in Österreich per E-Mail zur Teilnahme an der Studie eingeladen. Ziel der Befragung war es, ein möglichst aktuelles und umfassendes Bild des Status quo der Digitalisierung im Rechnungswesen abbilden zu können. An der durchgeführten Befragung haben 168 Unternehmen aus Österreich teilgenommen, im gesamten DACH-Raum waren es 350 Unternehmen. Um einen allgemeinen Überblick über den Stand der Digitalisierung im Rechnungswesen abzubilden, wurden keine Einschränkungen hinsichtlich Größe oder Branche der Unternehmen gemacht.

Abb 1: Aufbau Studie Digitalisierung im Rechnungswesen 2021.

2. Studienergebnisse

2.2. Zielgerichtete Aktivitäten & Auswirkungen von COVID-19

2.2.1. Zielgerichtete Aktivitäten zum digitalen Rechnungswesen

Die Basis für eine erfolgreiche Digitalisierung im Rechnungswesen ist die klare Orientierung an der strategischen Ausrichtung des Gesamt­unternehmens, um in diesem Zusammenhang bestmöglich zum Gesamterfolg des Unternehmens beizutragen. Ähnlich wie im vergangenen Jahr steht im Fokus der Digitalisierungsinitiativen die Schaffung digitaler Voraussetzungen, um zukünftig Digitalisierungsschritte setzen zu können.

Stellt man die aktuellen Ergebnisse denen der Vorjahre (Studie bereits seit 2018) gegenüber, zeigt sich, dass sich an den Prioritäten der Unternehmen wenig geändert hat. Schwerpunktmäßig sind bei den österreichischen Unternehmen vor allem die Homogenisierung der Systemlandschaft bereits flächendeckend (27 Prozent) oder zumindest in Teilbereichen (36 Prozent) umgesetzt, gefolgt von der Abschaffung von Altsystemen (18 Prozent) und der Einführung einer papierlosen Buchhaltung (18 Prozent). Diese Fokussierung deckt sich auch mit den Ergebnissen im DCH-Raum, wo ähnliche Verteilungen ersichtlich sind. Vergleicht man die Kategorien „Bereits umgesetzt“ und „in der Umsetzung“ der Jahre 2018 zu 2021, so zeigt sich ein deutlicher Fortschritt gerade in diesen Bereichen. Dies lässt darauf schließen, dass die Unternehmen Seite 209 bei der Umsetzung grundlegender Digitalisierungsthemen im Rechnungswesen kleine, aber stetige Fortschritte machen.

Abb 2: Schwerpunkte der Digitalisierung im Rechnungswesen.

2.2.2. Auswirkungen der COVID-19-Pandemie auf die Digitalisierung des Rechnungswesens

Die diesjährige Studie legte besonderen Fokus auf die Entwicklungen, die durch die COVID-19-Pandemie zu beobachten waren, welche Chancen sich dadurch ergeben haben und mit welchen Herausforderungen das Rechnungswesen in Unternehmen zu kämpfen hatte.

Aus den Ergebnissen geht hervor, dass das Ausmaß der Auswirkungen mit dem Fortschritt der Digitalisierung im jeweiligen Unternehmen verknüpft ist. 61 Prozent der österreichischen Unternehmen gaben an, dass COVID-19 die Digitalisierung im Rechnungswesen angekurbelt bzw beschleunigt hat, lediglich 33 Prozent sagten, dass es in Bezug auf Digitalisierungsvorhaben keine spürbaren Veränderungen gab. Inhaltlich hat sich durch die Pandemie aber nichts Wesentliches an der Priorisierung der Fokusthemen in den Digitalisierungsroadmaps verändert, in manchen Fällen kam es höchstens zu einer Streckung der ursprünglich geplanten Projektlaufzeiten.

Abb 3: Entstandene Chancen durch COVID-19.

Ansonsten ergab sich bei nahezu allen Interviewteilnehmern klarerweise die Priorisierung bei der Einrichtung von virtuellen Kollaborationstools sowie die schnellstmögliche Bereit­stellung von Handys und Laptops inkl Remote-Zugängen zu den Systemen, um die Aufrechterhaltung des täglichen Seite 210 Betriebs auch aus dem Homeoffice sicherzustellen. Diese Maßnahmen waren jedoch nicht auf das Rechnungswesen beschränkt, sondern eine generelle Notwendigkeit für die Unternehmen.

Als häufigste Herausforderungen die durch die COVID-19-Pandemie entstanden sind, wurden fehlende Durchgängigkeit von Prozessen (59 Prozent) sowie Probleme bei der Digitalisierung von Belegen und anderen Dokumenten (47 Prozent) genannt. Dennoch gab es auch Unternehmen, für die sich keine besonderen Herausforderungen durch die Pandemie ergeben haben (36 Prozent der befragten Unternehmen). Als weitere Herausforderungen wurden soziale Faktoren wie ersch­wertes Teamwork sowie das fehlende Mindset der Geschäftsführung genannt.

Dennoch brachte die COVID-19-Pandemie nicht nur Herausforderungen mit sich. Für viele Unternehmen ergab sich auch eine Vielzahl an Chancen. Insbesondere sind die Akzeptanz (79 Prozent) und Relevanz (71 Prozent) von Digitalisierungsprojekten im österreichischen Rechnungswesen gestiegen. Eine Mehrheit der befragten Unternehmen bestätigt zudem, dass die Beteiligung der Mitarbeitenden an Digitalisierungsinitiativen zugenommen hat (72 Prozent). Auch bestehende Projekte konnten von beschleunigten Prozessen (55 Prozent) sowie gestiegener Innovationskraft (50 Prozent) profitieren. Somit hat die Digitalisierung im Rechnungswesen eindeutig an Schwung gewonnen.

Abb 4: Technologietrends im Jahresvergleich.

2.3. Digitale Basis schaffen & Automatisierung

2.3.1. Entwicklungen & Trends im Rechnungswesen

Um Digitalisierung in Unternehmen voranzutreiben, stehen eine Vielzahl von technologischen Enablern zur Verfügung. Deren Mehrwert ist den Unternehmen bewusst, jedoch führen sie diese nur inkrementell ein. Eine häufige Begründung wird dem Mangel an entsprechenden Ressourcen und dem IT-Know-how zugeschrieben, welche zunächst schrittweise aufgebaut werden müssen.

Beispielsweise wird zunächst mit Projekten im Bereich Robotic Process Automation gest­artet. Bei manchen Interviewp­artnern führte diese Entwicklung bereits zu digitalen Kompetenzzentren, in denen Seite 211 eine Vielzahl an neuen Technologien erprobt und dann in Kombination zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden – denn nur eine Kombination von technologischen Enablern ermöglicht disruptive Veränderungen und die Entstehung neuer Geschäftsmodelle.

In der Studie haben wir erhoben, welche solcher technologischen Enabler besonderen Zuwachs an Bedeutung erlebten (Abb 3). Ein klar steigender Trend im Vergleich zu den Vorjahren ist bei Cloud-Lösungen, regelbasierten ( Robotic Process Automation) und lernenden Systemen zu erkennen. Wie bereits erwähnt, sind Automatisierungsinitiativen durch den Einsatz von Robotics ein häufiger Startpunkt für Unternehmen, Digitalisierung voranzutreiben. Auch die Cloud-Thematik ist kaum noch wegzudenken – Softwareanbieter bieten ihre Lösungen oftmals nur noch als Cloud-Lösungen an, wodurch zukünftig kein Weg mehr daran vorbeiführen wird.

2.3.2. Digitalisierung von Finanzprozessen

Mit Blick auf die End-to-End-Finanzprozesse sind mehr als 50 Prozent der Unternehmen überzeugt, dass sie im Bereich Purchase-to-Pay (P2P) bereits das volle Digitalisierungspotenzial ausgeschöpft haben. Auch der Order-to-Cash (O2C)- sowie der Record-to-Report (R2R)-Prozess wurden von über 40 Prozent der teilnehmenden Unternehmen als bereits vollständig digitalisiert eingestuft. Dies ist vor allem auch deswegen interessant, da trotz des bereits hohen subjektiven Digitalisierungsgrades der Großteil der künftigen Digitalisierungsbemühungen weiterhin in die Prozesse Purchase-to-Pay und Order-to-Cash fließen soll. Diese Ergebnisse sind konsistent mit den Ergebnissen der Vorjahre und zeigen auch keine Abweichungen im DACH-Raum.

Abb 5: Digitalisierungsgrad von End-to-End-Finanzprozessen.

Deep dive: Schnittstellen zu Lieferanten

Als ein Kernproblem der Digitalisierung im Purchase-to-Pay-Bereich stellt sich der mit fast einem Drittel weiterhin hohe Anteil an Papier­rechnungen und der vergleichsweise geringe Anteil von nur 11 Prozent an Rechnungen in direkt verwertbarer digitaler Form dar. Obwohl am Markt eine Vielzahl an Lösungen für die Verarbeitung heterogener Rechnungen existiert, ist beim Großteil der Studienteilnehmer noch keine Automatisierung mittels KI oder Robotics Process Automation im Einsatz, nur 35 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, dass sie Rechnungsdaten automatisch extrahieren.

Je weiter man in die Detailaktivitäten der Rechnungsverarbeitung geht, desto geringer wird auch der Automatisierungsgrad. Nur 20 Prozent nutzen KI/RPA für die automatische Verbuchung, bei der formellen (14 Prozent) sowie sachlichen Rechnungs­prüfung (11 Prozent) ist der Automatisierungsgrad noch geringer ausgeschöpft, obwohl es hier entsprechende technologische Lösungen geben würde. Einzig bei der Zahlung von Rechnungen werden nahezu ausschließlich digitale Medien verwendet.

Deep dive: Schnittstellen zu Kunden

Anders sieht es bei Order-to-Cash-Prozessen aus. Einige Interviewp­artner haben bereits spezifische Kundenportale im Einsatz, über die auch die Fakturierung abgewickelt wird, bis hin zu Self-Service-Möglichkeiten wie dem Reklamationsmanagement.

In Österreich dominiert mit 64 Prozent klar die Rechnungser­stellung über die integrierte Fakturierungslösung im ERP-System, Plattformlösungen wie AFI Billing oder Baseware sind mit gerade einmal 5 Prozent nicht weit verbreitet. Bei der Kontoauszugsverarbeitung Seite 212 werden weitgehend automatisierte Lösungen eingesetzt, nur ein geringer Anteil der befragten Unternehmen (21 Prozent) gab an, diese Möglichkeit noch nicht zu nutzen.

Abb 6: Digitalisierungsgrad nichtfinanzielle Berichterstattung.

2.4. Mehrwert durch bessere Einblicke – Nichtfinanzielle Berichterstattung / Nachhaltigkeitsberichterstattung

Entscheidungsrelevante Informationen für externe und interne Stakeholder beschränken sich schon länger nicht mehr nur auf monetäre Werte. Die ökologischen Entwicklungen der letzten Jahre haben gezeigt, dass immer mehr Informationen nichtfinanzieller Natur gefragt sind. Auch der Gesetzgeber legt vermehrt neue regulatorische Anforderungen fest.

Die neue EU-Richtlinie ist per 1. Dezember 2022 umzusetzen und erweitert die Berichts­pflichten zu Nachhaltigkeitsinformationen erheblich. Zukünftig unterliegen alle großen Unternehmen sowie alle Unternehmen, deren Wertpapiere zum Handel in einem geregelten Markt in einem der Mitgliedstaaten zugelassen sind, den Berichts­pflichten. Ziel ist es, Standardisierung, Vergleichbarkeit und Digitalisierung von Nachhaltigkeitsinformationen zu gewinnen.

Im Rahmen unserer Befragung zeigte sich, dass lediglich 28 Prozent der Unternehmen keinerlei nichtfinanzielle Berichterstattung/Nachhaltigkeitsberichterstattung betreiben. Mit der ausgeweiteten Berichts­pflicht ist somit zu erwarten, dass diese Zahl in Zukunft weiter sinken wird.

20 Prozent der befragten Unternehmen, die bisher noch keiner Verpflichtung zur Nachhaltigkeitsberichterstattung unterliegen, berichten trotzdem bereits auf freiwilliger Basis im Geschäftsbericht. Wir wollten in diesem Zusammenhang erfragen, wie hoch der Digitalisierungsgrad bei solchen Unternehmen zurzeit ist. Die Ergebnisse unserer Studie zeigen deutlich, dass dieser als sehr niedrig eingeschätzt wird. Nur 25 Prozent der Befragten Unternehmen schätzen den Digitalisierungsgrad über 50 Prozent. In Österreich kommen nur in den Bereichen der Arbeitnehmerbelange und Bekämpfung von Korruption und Bestechung technische Lösungen zum Einsatz.

2.5. Der Mensch als zentraler Erfolgs­faktor

Auch dieses Jahr haben wir die Interviewteilnehmer um die neben den technologischen Veränderungen einhergehenden notwendigen weitreichenden Veränderungen der Aufgabenprofile und Fähigkeiten im internen und externen Rechnungswesen gefragt.

2.5.1. Erste organisatorische Veränderungen ersichtlich

Interessanterweise zeigten unsere Tiefeninterviews erstmals Bewegung bei der Neuauf­stellung/-ausrichtung des Finanzbereichs. Galt bisher eine übliche Aufbau­organisation nach klassischer funktionaler Aufteilung in zB Buchhaltung, Controlling etc, beginnen erste Unternehmen ihren Finanzbereich neu entlang der „Finance Wertschöpfungskette“ in Form von „Factories“ (zB Data Factory, Reporting Factory, Invoice Factory, …) und „Competence Centers“ (zB Analysen, Reporting, Business Partnering, …) auszurichten. Hierbei werden in den „Factories“ standardisierte Aufgaben – idealerweise hochautomatisiert – abgewickelt, während die „Competence Center“ als fokussierte Expertenzentren für Datenanalysen/-interpretationen sowie zukunfts­gerichtete Prognosen für die aktive Unternehmens­steuerung fungieren.

2.5.2. Neuer Schwung durch COVID zur Entwicklung notwendiger „digital skills“

Durch COVID-19 entstanden für Mitarbeitende im Rechnungswesen neue Aufgaben und Anforderungen. Als bemerkens­wert zeigt sich, dass ein Großteil der Mitarbeiter ihre Fähigkeiten um neue digitale Kompetenzen erweitern konnte (84 Prozent) und Themen wie transparente Kommunikation (78 Prozent) sowie die Erhöhung der Arbeitsflexibilität (79 Prozent) deutlich an Bedeutung gewonnen haben.

Des Weiteren ergaben unsere Erhebungen, dass die sonst breit eingesetzte Kurzarbeit nur in 25 Prozent Seite 213 der österreichischen Rechnungswesenabteilungen zum Einsatz kam, bei nur 22 Prozent waren Restrukturierungsmaßnahmen notwendig. Damit zeigt sich die zentrale Rolle des Rechnungswesens für die Aufrechterhaltung der Unternehmenstätigkeit und wie stabil die Prozesse im Rechnungswesen auch in Krisenzeiten und trotz Homeworking laufen.

Abb 7: Personalthemen Rechnungswesen im COVID-19-Kontext.

Auf den Punkt gebracht

Die Digitalisierung im Rechnungswesen macht zwar kleine, aber stetige Fortschritte, wobei die grundlegende Prioritätensetzung weiterhin den Fokus auf das Schaffen der digitalen Voraussetzungen für zukünftige Digitalisierungsschritte setzt, auch COVID hat daran nichts Wesentliches verändert, vielmehr nur beschleunigt. Technologisch hat vor allem die Cloud-Technologie an Bedeutung deutlich gewonnen. Neben der weiteren End-to-End-Prozessdigitalisierung mit Fokus auf Purchase-to-Pay und Order-to-Cash ist vor allem auch bei der Nachhaltigkeitsberichterstattung – aufgrund des aktuell geringen Digitalisierungsgrads – enormer Aufholbedarf, um hier den zukünftigen Anforderungen gerecht werden zu können. Zu guter Letzt ist zum einen die beginnende Veränderung des Finanzbereichs erkennbar und zum anderen gilt es den frischen positiven Schwung durch die COVID-19-Anpassungen zur Etablierung der notwendigen „digital skills“ zu nutzen bzw auszubauen.

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Der Beitrag erschien zunächst in CFOaktuell (Heft 1/2022). Mehr Infos unter: www.cfoaktuell.at