10 Wege, wie KI Excel für alle revolutioniert

Excel, das führende Tabellenkalkulationsprogramm, ist weltweit der Standard für Spreadsheets. Besonders im Bereich der Finanzen zählt das Programm zur wichtigsten Anwendung. Dieses Instrument schickt sich gerade an, mithilfe von künstlicher Intelligenz (KI)noch leichter eingesetzt werden zu können, noch schneller passende Lösungen zu liefern und durch die Integration von KI noch unverzichtbarer zu werden.

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Unterstützung für Excel-Fragen: Die bisher verwendeten Hilfen für Excel zielten darauf ab, Unterstützung für Excel-Instrumente zu bieten. In den letzten Jahren wurde es immer leichter, z.B. zur Gliederung von Daten,
zum Szenario-Manager oder zu konkreten Funktionen Hilfe zu erhalten. Die Angebote wurden stets umfangreicher. Sei es direkt in Excel, über Google oder über YouTube-Tutorials.

Neue Ansätze der Excel-Hilfe dank KI Dank Copilot, ChatGPT und Co. sind jetzt kreative Lösungsansätze für konkrete Problemstellungen möglich. Es ist nicht mehr notwendig zu wissen, dass es z.B. die Formelüberwachung in Excel gibt. KI liefert mehr als nur Hilfe zu konkreten Fragen, KI liefert kreative Hilfe. Die bisher verwendeten Hilfen beantworteten die Fragen, wie z.B. eine bestimmte Excel-Funktion aufgebaut ist, oder welche Argumente notwendig sind. KI liefert darüber hinaus aber die Antwort, welche Excel-Funktion für meine aktuelle Problemstellung die passende Lösung bietet.

Hier sind zehn Excel-Bereiche, die KI verändern wird. Eine Veränderung auf allen Ebenen, von Excel-Frischlingen bis hin zu Power-User:innen:

1. Zielgruppengerechte Unterstützung

Mit KI werden Sie Fragen zu Ihren Daten als einfachen Text stellen können. Informieren Sie die KI über Ihren Level, z.B. Makroexpert:in, Makroanfänger:in. Die KI wird das Niveau der Antwort anpassen und generiert die entsprechenden Antworten. Diese Fähigkeit wird durch generative KI unterstützt, die
versucht, Benutzer:innenanfragen so zu interpretieren und zu beantworten, als ob sie sich mit einer anderen Person unterhalten würden. Sie können z.B. Fragen wie „Erkläre mir die Funktion UND()“ oder „Warum erhalte ich bei dieser Formel=BEREICH.VERSCHIEBEN(A1;-2;3;1;2) den Fehler #BEZUG?“ eingeben und die KI liefert verschiedene mögliche Antworten. Auf diese Weise wird die Fehleranalyse auch für diejenigen leichter zugänglich, die mit komplexen Tabellenkalkulationsfunktionen nicht vertraut sind.

2. Formelvorschläge und -korrektur

KI-Tools in Excel können Fehler erkennen und Korrekturvorschläge machen. Sie weisen auf fehlende Argumente in Funktionen hin, geben wertvolle Tipps zu passenden Funktionen und helfen dadurch, falsche Formeln rasch zu korrigieren und Formelfehler zu beseitigen. Die Genauigkeit wird verbessert. Excel mit KI liefert Hinweise, wie z.B. das Entfernen von Duplikaten, das Beheben von Inkonsistenzen und das Formatieren von Zellen mithilfe von Excel-Instrumenten leichter und schneller funktionieren können. Auch Excel-User:innen, die wenig mit Excel arbeiten, können dadurch rasch den entscheidenden Hinweis auf die richtigen Excel-Instrumente erhalten.

3. Datenanalyse aus Vorsystemen

KI in Excel kann Datensätze analysieren sowie Trends, Muster und Ausreißer erkennen, ohne dass komplexe Formeln oder eine manuelle Überprüfung erforderlich sind. Diese Funktion nutzt Algorithmen des maschinellen Lernens, um große Daten mengen schnell und effizient zu verarbeiten. Benutzer:innen können beispielsweise einfach einen Datenbereich markieren und Excel Zusammenfassungen erstellen sowie wichtige Erkenntnisse hervorheben lassen. Diese automatisierte Analyse hilft Nutzer:innen, ihre Daten schnell zu verstehen und erleichtert es, umsetzbare Schlussfolgerungen zu ziehen.

4. Verbesserter Diagrammeinsatz

Aktuelle Excel-Versionen schlagen die optimalen Diagramme und Grafiken zur Darstellung Ihrer Daten bereits vor und erleichtern so die Interpretation und visuelle Präsentation Ihrer Ergebnisse. KI wird diese Entwicklung verstärken und verbessern. Anstatt sich manuell durch zahlreiche Diagrammtypen und -konfigurationen wühlen zu müssen, können sich Benutzer:innen darauf verlassen, dass Excel die effektivste visuelle Darstellung auf der Grundlage des Datensatzes vorschlägt. Dies ist besonders hilfreich für die Erstellung überzeugender Diagramme und Berichte. Excel berücksichtigt verschiedene Faktoren, wie z.B. die Verteilung der Daten und die Beziehungen zwischen den Variablen, um die informativsten Darstellungen vorzuschlagen.

5. Prädiktive Analysen

Die bestehenden Instrumente zur Trendanalyse in z.B. Diagrammen werden durch die KI-Funktionen von Excel weiter verbessert. Dazu gehört die Vorhersage von Trends und künftigen Werte auf Grundlage historischer Daten. Das trägt zu einer besseren Entscheidungsfindung bei. Dabei werden fortschrittliche Algorithmen benutzt, um Zeitreihendaten zu analysieren und genaue Prognosen zu erstellen. Benutzer:innen können diese Vorhersagen in Diagrammen visualisieren. Mögliche zukünftige Trends können frühzeitig vorhergesehen, mit Kolleg:innen diskutiert und auf dieser Basis die strategische Ausrichtung festgelegt werden. Mögliche Einsatzbereiche sind Aufgaben wie Budgetierung, Forecasting, Umsatzprognosen und Bestandsmanagement. Hier kann die Prognosefunktion wichtige zusätzliche Aspekte für eine datengestützte Planung liefern.

6. Makros und eigene Funktionen

KI ermöglicht die Erstellung von benutzerdefinierten Funktionen und Skripten, mit denen sich wiederkehrende Aufgaben und komplexe Berechnungen automatisieren lassen, die auf spezifische Anforderungen zugeschnitten sind. KI kann z.B. einzelne Makrobefehle formulieren, verbessern oder verschiedene Befehlen zu ganzen Skriptteilen sinnvoll kombinieren. Dadurch ist der Einstieg in die Automatisierung von ganzen Prozessen und Abläufen in Excel leichter. Gewünschte Lösungen können schneller realisiert werden. Sowohl routinierte Excel-Anwender:innen als auch Erstanwender:innen arbeiten so effizienter, wenn sie neue Lösungsansätze vorgeschlagen bekommen. Sind Teile der vorgeschlagenen Lösung unverständlich, kann gezielt nachgefragt und um eine vertiefende Erklärung gebeten werden. KI kann auch für das Erstellen von benutzerdefinierten Funktionen herangezogen werden. Sie kann eine breite Palette von Aufgaben ausführen, von einfachen Vergleichen über Preisberechnungen und statistischen Analysen bis hin zur Integration mit anderen Datenquellen und -diensten. Diese Flexibilität ermöglicht es, individuelle Lösungen zu erstellen, die Ihre Arbeitsabläufe weiter rationalisieren.

7. Hilfe bei Zielwertsuche und Was-wäre-wenn-Analysen

KI liefert wichtige Hinweise zum Excel-Szenario-Manager. Mit dem Szenario-Manager in Excel können Benutzer:innen verschiedene Datenszenarien erstellen und vergleichen. Zudem ermöglicht der Manager das Speichern und Wechseln zwischen verschiedenen Datensätzen innerhalb derselben Tabelle, um Was-wäre-wenn-Analysen durchzuführen. Ferner können auch – wenn gewünscht – konkrete Hinweise zur Nutzung des Szenario-Managers gegeben werden, z.B. „Gehe zu Daten > Was-wäre-wenn-Analyse > Szenario-Manager, füge ein neues Szenario hinzu, gib die variablen Zellen ein, und definiere die unterschiedlichen Werte für jedes Szenario“.

8. Dateninterpretation

Excel nutzt KI, um intelligente Einblicke zu gewähren, indem Bereiche für weitere Analysen und potenzielle Probleme vorgeschlagen werden, die möglicherweise beachtet werden müssen. Diese Funktion ähnelt der automatisierten Datenanalyse, geht aber noch einen Schritt weiter, indem sie Korrelationen und Anomalien hervorhebt, die vielleicht nicht sofort erkennbar sind. So kann Excel beispielsweise signifikante Veränderungen in Datentrends oder Ausreißern erkennen, die aufzugrunde liegende Probleme oder Chancen hinweisen können.
Diese Einblicke helfen Nutzer:innen, sich in ihre Daten zu vertiefen, verborgene Muster aufzudecken und auf der Grundlage umfassender Analysen fundiertere Entscheidungen zu treffen.

9. „KI-Verbund“

Die KI-Funktionen von Excel lassen sich auch in andere KI-Tools und -Plattformen integrieren. So können Benutzer:innen beispielsweise Excel mit Power BI, dem Business-Analytics Service von Microsoft, verbinden, um umfangreiche, interaktive Visualisierungen und Dashboards zu erstellen.

10. Kreative Vorschläge für das Design des Berichtsprozesses

I liefert wichtige Hinweise, wie die Erstellung von Berichten automatisiert werden kann. Sie kann z.B. auf Benutzer:innen definierte Ansichten hinweisen. Sie liefert auch das Know-how, um diese zu erstellen und sicherzustellen, dass sie mit minimalem manuellem Aufwand umgesetzt werden können. Durch Benutzer:innen-definierte Ansichten können Tabellen und detaillierte Berichte erstellt werden, die bei Datenänderungen in Echtzeit aktualisiert werden. Diese Automatisierung ist besonders vorteilhaft für wiederkehrende Berichte wie monatliche Finanzübersichten, Übersichten über die Vertriebsleistung und operative Dashboards. Dies spart nicht nur viel Zeit, sondern stellt auch sicher, dass die Berichte durchgängig präzise und professionell präsentiert werden. Dadurch wird eine bessere Kommunikation und Entscheidungsfindung ermöglicht.

Fazit

KI ermöglicht über die bisher bekannte Hilfe kreative Ansätze für Lösungen, die im Arbeitsalltag gesucht werden. Es werden nicht nur einzelne Excel-Instrumente oder -Funktionen erklärt, sondern auch kreativ die richtigen Instrumente oder Funktionen für das aktuelle Problem angeboten. Die Unterstützung der KI erfolgt in natürlicher Sprache und ist zielgruppenorientiert. Dabei ist es ganz gleich, ob Sie diese im Finanzbereich, als Data Scientist oder als private(r) User:in einsetzen. KI muss den Wahrheitsbeweis für Ihre Tipps antreten. Die Vorschläge und Lösungen können sofort in Excel umgesetzt werden. In den Seminaren der Excel Master Class wird KI eingebunden, wichtige Hintergründe zur KI werden präsentiert und der optimale Einsatz von KI gezeigt.

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